Cómo escribir un proyecto para presentar a su administración

Contenido

• etapas
• Parte 1 Escribe tu proyecto
• Parte 2 Comparte tu proyecto

Saber cómo presentar un proyecto a su administración es una habilidad útil si desea presentar nuevas oportunidades para registrar ingresos adicionales, proponer mejoras de procedimiento o exponer técnicas efectivas para ser más económico. También puede decidir escribir una propuesta cuando sienta que algo necesita ser cambiado. Si tiene la intención de describir dicho documento para enviarlo a la administración de su empresa, primero debe tomar el tiempo necesario para recopilar la información relevante. También puede enviar sus ideas a sus colegas para tener su opinión y saber si se adhieren a su proyecto, después de lo cual tendrá que asegurarse de acercarse a su dirección con tacto.

etapas

Parte 1 Escribe tu proyecto

1. 
   

   
   Determine con precisión el problema en cuestión o su idea. Si desea describir la reducción de costos o la racionalización de las operaciones, primero debe determinar el problema principal. La mayoría de las veces, la idea puede ser clara para usted, pero si desea comunicarse o proporcionar soluciones, sería prudente estar muy atento.

2. 
   

   
   Haz tu investigación. Antes de escribir un proyecto, es importante que se asegure de analizar todos los elementos que se relacionan con él. Busque una discusión con las partes involucradas, ya sean sus colegas, gerentes o clientes. También podrá leer programas similares administrados por otras compañías para ver qué están haciendo de manera diferente.
   • Si, por ejemplo, siente que la gerencia necesita cambiar su servicio de comidas, primero discútalo con el personal de la cocina. ¿Qué piensan ellos? ¿Han tenido que trabajar en otro lugar con otros proveedores? ¿Qué piensan tus colegas de esto? Estos son todos los aspectos que debe abordar. Es muy posible que su insatisfacción sea simplemente una cuestión de gusto personal en lugar de una cuestión de calidad.

3. 
   

   
   
   
   Escribe una descripción del problema. Para comenzar a escribir su proyecto, primero describa la situación actual. Luego resalte los hechos relevantes (lugares, fechas, personas involucradas). En este nivel, no juzgues, concéntrate en explicar las cosas como son.
   • Como ejemplo, podría escribir "La empresa X se ha beneficiado de los servicios de catering Y durante los últimos siete años. Durante este período, el número de platos principales disponibles se redujo de cinco a dos. La cantidad de platos principalmente para vegetarianos también ha disminuido e incluso hay días en que no se propone nada por el estilo.

4. 
   

   
   Explica lo que propones como solución. Una vez que haya identificado el problema, puede comenzar a escribir exactamente lo que se propone hacer. Centrarse en el aspecto más importante. Demuestre que sus observaciones se basan en su investigación.
   • Por ejemplo, podría escribir "Sugiero que el proveedor de servicios de la empresa X sea reemplazado por otro. La empresa X tiene varias opciones a este respecto. Las empresas de catering W y Z ofrecen una variedad más amplia de menús y ofrecen costos comparables a los de nuestro proveedor actual. Además, dado que la empresa de catering Z ofrece platos vegetarianos, veganos y sin gluten todos los días, podría satisfacer mejor las necesidades de nuestra fuerza laboral. En cuanto al servicio de catering W, ofrece menos platos para veganos, pero también podría ser una buena opción. Una encuesta realizada en 2011 mostró que el 40% de nuestros empleados son vegetarianos, el 10% son veganos y el 2% prefiere alimentos sin gluten.

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   Desarrolla un plan. Describa cada paso y concéntrese en los plazos o costos para implementarlos. Sea explícito sobre lo que sabe y lo que queda por descubrir. Recuerde escribir pasos numerados y luego dar más detalles. No sobreestime la importancia de la innovación que busca aportar, pero presente los resultados que espera lograr.
   • Para cambiar el proveedor, tendremos que: 1: poner fin a nuestro contrato con el proveedor Y, 2: probar los platos de los proveedores de servicios W y Z, 3: elegir uno de ellos, 4: firmar un contrato con el proveedor elegido. Las tarifas deben ser comparables a las ofrecidas actualmente por el proveedor de servicios Y. Siempre y cuando rescindamos nuestro contrato con el proveedor Y, no debe haber ninguna sanción financiera. Además, si nuestros empleados aprecian más las nuevas comidas, hay muchas posibilidades de que sean más felices en su lugar de trabajo.

6. 
   

   
   Plantear las posibles objeciones. Demuestre que es plenamente consciente de cualquier deficiencia que pueda encontrar en su plan. ¿Habrá resistencia entre los empleados? Por ejemplo, a algunas personas les pueden gustar los servicios de su proveedor actual. ¿Sería capaz de convencer a una agencia gubernamental de que su nueva idea es segura? Discuta los pasos que planea seguir para convencer a otros de la viabilidad y relevancia de su proyecto.

7. 
   

   
   Especifique los materiales y el personal necesarios. Si el nuevo proyecto que está proponiendo requiere la compra de materiales o la contratación de nuevos empleados, indíquelo después de describir los pasos. También recuerde mencionar el tiempo necesario, ya que este también es un recurso. Crea una lista de verificación para salir de ella. Por ejemplo, podrías escribir lo siguiente.
   • Necesario: subcomité para evaluar al proveedor (4 personas de diferentes partes de la empresa), 2 horas para la degustación y 3 horas para la redacción del informe.

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   Sacar conclusiones basadas en los principales beneficios. No importa qué cambio planee hacer, repita este proceso nuevamente al final. Discuta una vez más los tres elementos principales de su proyecto y luego dé una oración final. Piense en ello como su resumen. Como ilustración, se podría decir lo siguiente.
   • "Como lo muestra esta propuesta, Caterer Y ha reducido la cantidad de entradas que ha ofrecido en los últimos siete años. Los proveedores W y Z ofrecen menús más diversificados a precios relativamente comparables. Sugiero que podamos hacer pruebas de degustación con estos proveedores para elegir un nuevo proveedor de alimentos para esta empresa. Esto ciertamente promoverá la satisfacción y retención de los empleados. "
   • Mencione beneficios pecuniarios o cuantitativos específicos. Si, por ejemplo, su innovación puede reducir costos, debe resaltar esto.
   • Presentar los beneficios cualitativos. Una empresa a veces se beneficia de una serie de beneficios que no pueden cuantificarse con datos y cifras concretas. Si su idea ayuda a aumentar la satisfacción de los empleados, es importante que lo mencione. Estas mejoras pueden ser tan beneficiosas como las cuantitativas.

Parte 2 Comparte tu proyecto

1. 
   

   
   Pídale a un colega que lo lea. Lo ideal es solicitar a un colega que lea su proyecto y le dé su opinión. Puede aprobar el contenido de su programa, pero si este no es el caso, considere tener en cuenta sus objeciones. Si cree que estos son relevantes y son mejores de lo que propone, considere una revisión. De lo contrario, si comprende la relevancia de sus argumentos pero no los aprueba, considere incluirlos en su sección de objeciones.

2. 
   

   
   Vuelva a examinar su proyecto. Una vez que haya escrito su proyecto y un colega lo haya leído, ahora debe revisarlo para mejorar la fluidez, la gramática, la precisión y la cantidad de palabras. No debe hacer una propuesta por mucho tiempo, de lo contrario corre el riesgo de ver que sus líderes no la lean. Haga lo necesario para mantener todo como máximo en una o dos páginas.

3. 
   

   
   Envíe el proyecto a su administración. Una vez que sienta que su proyecto está listo, identifique a la persona a quien debe enviarlo. En algunas organizaciones, hay un líder conocido por todos los responsables de tomar las decisiones. En otras sociedades con estructuras más laterales, puede ser más difícil saber quiénes son los verdaderos que toman las decisiones. Haga una investigación exhaustiva sobre su empresa para determinar quién es responsable de tales problemas.
   • Una vez que sepa a quién entregar su proyecto, vea si puede tener un tête-à-tête con él. Muy a menudo, las personas responden más favorablemente a las solicitudes de innovaciones cuando los intercambios son cara a cara. De lo contrario, envíe una versión en papel del proyecto o una.