Cómo responder a un correo electrónico que requiere confirmación de asistencia

Contenido

• etapas
• Parte 1 Decide cómo y cuándo responder
• Parte 2 Preparando una respuesta
• Parte 3 Administrar correos electrónicos automáticos y resolver problemas

Con la creciente popularidad del correo electrónico como una alternativa a los servicios postales tradicionales, las invitaciones a eventos sociales por correo electrónico son increíblemente populares para reuniones navideñas, cumpleaños, bodas y más. Hoy, los organizadores del evento están mucho más satisfechos con los correos electrónicos que piden confirmación de asistencia (también conocida como RSVP, que significa "por favor responda") que antes. Sin embargo, debido a que los correos electrónicos que solicitan respuestas son tan nuevos, muchas personas no saben cómo responder adecuadamente. Con suerte, podría responder mejor si conoce el tiempo y cómo hacerlo, prepare su respuesta y verifique el recibo de la invitación.

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Parte 1 Decide cómo y cuándo responder

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   Vea si realmente irá al evento. La primera decisión o paso será determinar si realmente irá al evento. Debe pensar en la posibilidad de asistir al evento tan pronto como reciba la invitación por correo electrónico de RSVP.
   • Tenga en cuenta dónde tendrá lugar el evento y si tiene que viajar. Si, por ejemplo, alguien te invita a una boda fuera de la ciudad, es posible que necesites comprar un boleto de avión para llegar allí, lo que puede ser costoso.
   • Haga su programa para asegurarse de no tener otros eventos el mismo día y al mismo tiempo.
   • Hable con su cónyuge y otros miembros de la familia para asegurarse de que estén disponibles. Algunos pueden declinar y otros pueden aceptar.

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   Identifica el tipo de invitación. Diferentes circunstancias requieren diferentes matices y niveles de formalidad. Por lo tanto, debe pensar en el tipo de evento antes de responder a la invitación. Esto le permitirá estar seguro de que no está cometiendo un error social.
   • Vea si es un evento social informal, como una invitación a una barbacoa que un vecino hace sin motivo y le envía una invitación informal por correo electrónico. Tiene la opción de responder informalmente a este tipo de invitaciones y puede tener menos tiempo para enviar la respuesta.
   • Si se trata de un evento social formal, como invitaciones a bodas, fiestas de cumpleaños, comuniones o confirmaciones, requieren una respuesta en un tono formal, tal como se recibió la invitación.

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   Responde en el momento correcto. Después de tomar una decisión y pensar en la invitación, debe responder de manera oportuna. Finalmente, este es uno de los aspectos más importantes al responder un correo electrónico de RSVP porque debe darle a la persona la confirmación necesaria de su participación o no en el evento.
   • Lea la invitación para ver si un se requiere fecha para responder al correo electrónico de RSVP. Esta fecha no es una sugerencia. Asegúrese de responder dentro del tiempo indicado.
   • Responda lo antes posible. Aunque la persona que lo invitó podría dar uno o dos meses para responder, eso no significa que deba tomar todo este período. Por el contrario, debe responder tan pronto como tome una decisión concreta sobre si irá allí o no.

Parte 2 Preparando una respuesta

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   Rellene el campo del tema. Después de decidir cuándo y cómo responderá, debe preparar un borrador de la respuesta que dará. Para hacer esto, comience a escribir en el campo del objeto. Esto debe incluir una aceptación o rechazo de la invitación y reflejar el tono del evento.
   • Para eventos formales, debe usar un tono formal. Por ejemplo, escribe Anne y Roger no podrán asistir al banquete el 11 de mayo..
   • Para circunstancias informales como una barbacoa en un vecino, puede escribir Incapaz de asistir a la barbacoa el día 11.

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   Escribe la carta. Es importante responder adecuadamente, ya que refleja el tono de su respuesta. Además, si usa un saludo apropiado, le dará a la persona que lo invitó una idea de cómo lo ve.
   • Elija un saludo que pueda incluir Mi buen amigo, À o Querido.
   • Un evento informal requiere una respuesta simple a la persona que le envió el correo electrónico. Por ejemplo, puedes escribir Queridos Martine y Jean.

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   Escribe el contenido de la. El cuerpo de su correo electrónico es quizás la parte más importante del correo electrónico de RSVP. Esto refleja el tono de la invitación y responde directamente a ella. Algunos ejemplos de aceptar o rechazar una invitación involucran estos.
   • Un evento informal garantiza una respuesta informal del tipo Thomas, realmente apreciamos la invitación a la barbacoa, pero ese día estaremos fuera de la ciudad.
   • Un evento formal merece un tono similar. Por ejemplo, puedes escribir La familia Dupont acepta su invitación a la boda de José y Belinda el 5 de noviembre de 2019. Otro ejemplo es el siguiente Jean y Sara Appleby aceptan con gusto su invitación a la fiesta de cumpleaños número 15 de Marta Rodríguez.
   • Un rechazo formal de una invitación puede ser el siguiente La familia Parker no podrá asistir a la boda de José y Belinda el 5 de noviembre de 2019.

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   Firma y escribe tu nombre. Después de escribir el, debe firmar el correo electrónico de RSVP. Esto es más que una simple formalidad, porque la firma muestra el tipo de relación que tiene con la persona que lo invitó. También es una señal de cómo te sientes acerca de esa persona.
   • Opta por un saludo formal. Por ejemplo, puedes escribir Atentamente, Mejores deseos, Por favor acepte, señor o señora, mis mejores deseos.o Por favor, acepte, señor o señora, la expresión de mis sentimientos distinguidos.
   • Elija una fórmula informal como Muy sinceramente, Saludos, Pórtese bien o sinceramente.
   • Elija un final apropiado si acepta o rechaza la invitación. Por ejemplo, escribe Con mucho pesar o Gracias.
   • Firme con su nombre después de la fórmula final. Para eventos más informales, no dude en firmar con su nombre y el nombre de otras personas que también han sido invitadas. Para ocasiones más formales, firme con el nombre de todos los invitados y el apellido después de la última persona. En algunos casos, como aquellos en los que tiene una estrecha relación de familiaridad con la persona que lo invitó, tiene la oportunidad de escribir La familia sanchez.

Parte 3 Administrar correos electrónicos automáticos y resolver problemas

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   Haga clic en rechazar o aceptar. Haga esto si el correo electrónico tiene un botón automatizado. La mayoría de los organizadores oficiales de eventos confían cada vez más en los servicios automáticos de RSVP para enviar correos electrónicos. Si alguien utiliza un servicio similar para enviarle correos electrónicos de RSVP, es probable que sean generados por un tercero. Además, el correo electrónico probablemente incluirá opciones con botones que le permiten hacer clic para aceptar o rechazar la invitación.
   • No es necesario que responda a la persona por correo electrónico si recibe uno de estos.
   • Una vez que haya aceptado o rechazado la invitación, la respuesta se enviará al tercero que administra el correo y se la enviará a la persona que organiza el evento.
   • Los servicios automáticos de correo electrónico de RSVP a menudo se usan para circunstancias semi formales, como fiestas de cumpleaños, reuniones nacionales y otros eventos similares.

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   Haz clic en la opción de reconocimiento. Si le preocupa recibir su respuesta, puede considerar hacer clic en el botón Acuse de recibo en la página de correo electrónico. Al hacer clic en él, su servicio de correo electrónico generará una confirmación de envío cuando la persona a la que responde recibirá o abrirá su correo electrónico. De esta manera, sabrás que ella ha recibido tu.
   • La confirmación del envío se puede encontrar en varios lugares según el servicio que esté utilizando.
   • Es posible que esta opción no esté disponible en algunos servicios.

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   Envíe un correo electrónico de seguimiento si cambia de programa. En raras ocasiones, es posible que deba modificar su respuesta. Si ha aceptado la invitación y se ha dado cuenta de que no podrá asistir o si la ha rechazado y, de repente, tiene la oportunidad de ir, debe comunicarse con la persona que lo invitó informar de esto.
   • Si ha hecho clic inadvertidamente en el botón Aceptar automáticamente en un correo electrónico de RSVP, debe enviar uno directamente a la persona para corregir su error.
   • Si tiene que rechazar una invitación que aceptó originalmente, notifique al destinatario. Por ejemplo, puede enviarle un correo electrónico poniéndolo como objeto Cambio de respuesta y escribiendo algo como Debido a eventos imprevistos, Sara y yo ya no podremos asistir a la celebración de su vigésimo aniversario el día 14. Pedimos disculpas por el cambio y esperamos verte pronto..
   • Si tiene que aceptar una invitación que ya rechazó, dígaselo a la persona. Por ejemplo, envíe un correo electrónico y póngalo como objeto Cambio de mi respuesta y escribe Me gustaría asistir al evento si todavía tiene la disponibilidad para recibir más invitados..
   • Los cambios a las invitaciones de RSVP deben realizarse lo antes posible. Las invitaciones a eventos informales se pueden cambiar después de varios días. Sin embargo, para eventos formales (como bodas), deben realizarse con al menos un mes de anticipación.