Cómo escribir un reporte

Contenido

• etapas
• Parte 1 Preparándose
• Parte 2 Tomar notas durante la reunión
• Parte 3 Escribir los minutos
• Parte 4 Uso de plantillas de actas de reuniones

Ha sido elegido o nombrado secretario de su comité. Felicidades Pero, ¿ya has tomado notas, preparado y redactado minutos? Ya sea que aplique las reglas de un código de procedimiento para asambleas deliberativas, como las Reglas de Orden de Roberts o el Código Morin, o desarrolle sus actas a su manera, deberá seguir ciertos métodos para lograr la excelencia.

etapas

Parte 1 Preparándose

1. 
   

   
   Familiarícese con los procedimientos de reunión de su empresa. Si el secretario debe elaborar un informe formal, es preferible consultar sobre el código de procedimiento que se aplicará, a saber, el Code Morin u otro En un entorno menos formal, determine qué incluir en las actas y cómo se utilizarán.
   • Como ponente, no necesita conocer todas las reglas de procedimiento. Sin embargo, sería útil tener una copia del código o pedirle al presidente una respuesta específica a cualquier pregunta.
   • Familiarícese con su papel. Algunos relatores no intervienen directamente en los debates, mientras que otros toman notas mientras participan en la discusión. En cualquier caso, el secretario no debe desempeñar otro papel importante, como presidente o facilitador.

2. 
   

   
   
   
   Prepara un modelo. Las minutas de la reunión tienen un contenido casi similar. Una plantilla le permite estandarizar la presentación de sus minutos para una fácil revisión. También puede descargar plantillas de minutos de muestra. Deje suficiente espacio para al menos los elementos enumerados a continuación.
   • El nombre de la organización.
   • El tipo de reunión. ¿Hay una reunión regular anual o semanal, una pequeña reunión del comité o una reunión convocada para un propósito especial?
   • La fecha, hora y lugar. Deje espacio para registrar las horas de inicio y finalización de la sesión.
   • El nombre del presidente o el moderador de la reunión y el nombre del secretario o suplentes.
   • La lista de participantes y los ausente excusado. De hecho, es la hoja de asistencia. Observe si se alcanza el quórum, es decir, si el número de presentes es el mínimo requerido para votar.
   • Deje un espacio para su firma. Como secretaria, siempre tendrá que firmar su trabajo. Es posible que se necesite una firma adicional cuando las actas tienen que ser aprobadas, pero depende de los procedimientos de su empresa.
   • Orden del día, si la hay. Si no ha redactado la agenda usted mismo, pídale al presidente o moderador de la reunión que le dé una copia, que será útil para organizar sus notas.

3. 
   

   
   
   
   Tenga una computadora portátil o portátil con usted. Asegúrese de estar cómodo con su equipo. Si a menudo escribe minutos, tenga una computadora portátil para este propósito o cree una carpeta en su computadora.
   • Si ha preparado el acta de una reunión anterior y no se ha presentado para su aprobación, asegúrese de lavarse con usted también.
   • Una grabadora puede ayudarlo a escribir los minutos más tarde, pero no reemplazará la toma de notas. Si registra los procedimientos durante la reunión, asegúrese de que todos los presentes estén de acuerdo. Resista la tentación de reproducir las declaraciones de los participantes palabra por palabra.
   • Si aprende estenografía, tomará notas más rápido, pero no necesitará reproducir todo lo que los participantes digan para escribir sus minutos. De hecho, debes evitar hacerlo de esa manera.
   • Si está invitado a tomar notas públicamente, use un retroproyector o rotafolio. Ordena tus notas cuidadosamente para que puedas usarlas fácilmente para escribir los minutos.

Parte 2 Tomar notas durante la reunión

1. 
   

   
   Distribuya la hoja de tiempos. Tan pronto como todos estén allí, haga circular una hoja o más si hay muchos participantes. Todos lo usarán para escribir su nombre e información de contacto. Esta lista se utilizará para completar la sección de las actas, reservada para registrar los nombres de las personas que participaron en la reunión. También puede adjuntar la hoja a los minutos.
   • Si no conoce a la mayoría de las personas presentes, haga un plan de mesa y complételo cuando le pida a todos que se presenten. Mantenga la lista a mano mientras toma notas, para que pueda llamar a cada uno por su nombre si es necesario.

2. 
   

   
   Llena tu modelo al máximo. En espera de la apertura de la reunión, ingrese el nombre de la organización, la fecha y el lugar y el tipo de reunión, por ejemplo, "reunión semanal de la junta directiva, reunión especial del comité, etc." ". Cuando comience la reunión, anote la hora.
   • Si no tiene una plantilla, escriba esta información al comienzo de sus notas.
   • Si la reunión se convocó para un propósito particular o en un momento especial, conserve una copia del aviso que se envió a los participantes. Deberá adjuntarlo a los minutos posteriores a su escritura.

3. 
   

   
   Escribe el resultado de la primera proposición. La mayoría de las reuniones oficiales comienzan con una propuesta para adoptar la agenda provisional. Este primer paso servirá como ejemplo para ilustrar el procedimiento. Si la reunión comienza con una propuesta diferente, solo asegúrese de registrar la misma información relevante.
   • La e exacta de la moción que comienza con "Propongo". Generalmente significa "Propongo la adopción de esta agenda. "
   • El nombre del autor de la propuesta.
   • El resultado de la votación. Si el voto es positivo, escriba "moción aprobada".
   • Si no puede reproducir con precisión las propuestas largas, puede solicitar que se envíen por escrito. Si este es un problema recurrente, solicite incluir este requisito en el procedimiento oficial para propuestas que excedan un cierto número de palabras.
   • Si ha redactado el orden del día, puede ser el patrocinador de la moción y ser el secretario de la reunión. Esto es perfecto siempre y cuando sigas siendo objetivo porque no es incompatible incluir tus propias acciones en los minutos.

4. 
   

   
   Guarde las otras propuestas presentadas durante la reunión. Siga los procedimientos cuidadosamente, pero no los registre en las actas, ¡a menos que se le indique lo contrario! Cuando se presenta una nueva moción, registre la información relevante.
   • Recuerde que cada propuesta debe incluir los términos de la propuesta en sí, el nombre del autor y el resultado de la votación.
   • Algunas propuestas requieren el apoyo de otro participante antes de ser sometidas a votación. Por ejemplo, si alguien dice: "Apoye la moción", anote el nombre de esa persona en las actas como coautor de la moción.
   • Si no conoce el nombre del patrocinador de la propuesta o necesita escucharlo nuevamente, detenga la reunión cortésmente y haga preguntas. El registro preciso de la información es lo suficientemente importante como para justificar esta ligera interrupción.
   • Si se cambia una moción, simplemente reitere la redacción en sus notas. No es necesario indicar en el acta que la propuesta ha sido modificada a menos que haya habido controversia sobre la enmienda que ha dado lugar a un largo debate.

5. 
   

   
   Escuche la presentación de los informes y solicite copias. Siempre que un informe, boletín o documento similar se lea en voz alta, registre el nombre del informe y el nombre de la persona que lo lee o el nombre del subcomité que lo escribió. Si hay un movimiento adjunto, guárdelo como lo haría para cualquier otro movimiento.
   • Sin embargo, es mejor obtener una copia del documento al final de la reunión. Presente una nota al orador o presidente para obtener esta copia. Luego, adjuntará una copia de cada informe a los minutos posteriores a su redacción.
   • Si la copia no está disponible, tenga en cuenta dónde se guarda el documento original. Es posible que deba solicitar esta información después de la reunión.
   • Si un participante hace un informe oral en lugar de leer un documento, escriba un resumen de su declaración. No entre en detalles y no reproduzca las palabras del hablante.

6. 
   

   
   Tenga en cuenta las acciones tomadas o asignadas. Esto incluye el verificación la implementación de las decisiones de la reunión anterior y la implementación de las nuevas acciones. ¿Alguien ha sido comisionado para escribir una carta? Escriba los nombres de las personas involucradas y las acciones que se les atribuyen.
   • Dependiendo del grado de formalidad de su reunión, muchas de estas acciones pueden ser parte de propuestas. Para reuniones menos formales, deberá estar atento a las decisiones que no se hayan formulado claramente.
   • Indique brevemente los motivos de una decisión, si corresponde.

7. 
   

   
   Registre todos los puntos de orden y puntos de procedimiento. Siempre que se haga una objeción contra un procedimiento, tenga en cuenta toda la objeción y el principio en el que se basa, así como la decisión completa dictada por el Presidente.
   • Recuerde incluir referencias al código de procedimiento, ya sea que aplique los estatutos o el protocolo de la organización.

8. 
   

   
   Sepa cuándo escribir resúmenes de discusiones. Solo será necesario hacerlo luego de una solicitud claramente establecida. Oficialmente, un informe refleja lo que ha sido hecho y no lo que ha sido dicho . Sin embargo, debe considerar los requisitos únicos de su organización.
   • Al tomar sus notas, trate de ser objetivo, sean cuales sean las circunstancias. Escribe puntos concretos y no sentimientos. Minimice el uso de adjetivos y adverbios. ¡Su objetivo es escribir un documento seco, real y a veces insípido!
   • El resumen de las discusiones no debe ser nominativo. Por lo tanto, evite mencionar los nombres de los oradores en los debates. Esto es particularmente importante, cuando durante un acalorado debate, un orador sin escrúpulos podría ofender la sensibilidad de algunos.

9. 
   

   
   Cierre al final de la reunión. Anote la hora a la que se levanta la sesión. Recuerde recoger todas las copias de los informes o recordar a las personas que se los envíen.
   • Revise sus notas para asegurarse de que todo esté claro y que no haya olvidado nada. Este es el momento de hacer sus preguntas antes de que los participantes se vayan.

Parte 3 Escribir los minutos

1. 
   

   
   Comience a escribir lo antes posible. Es mejor describir los minutos inmediatamente después de la reunión, siempre y cuando los eventos aún estén frescos en su memoria.

2. 
   

   
   Use una computadora para escribir sus notas de la reunión. Es posible que ya haya hecho esto, si tomó sus notas en una computadora portátil durante la sesión. Guarde sus notas y comience un nuevo documento. Puede compararlos con los minutos colocándolos uno al lado del otro.

3. 
   

   
   Presente sus notas claramente en párrafos. Cada nueva moción, nueva decisión o punto de orden debe tratarse en un párrafo independiente. Durante la operación, verifique que:
   • ha respetado las reglas de ortografía y gramática, incluso si usa un corrector ortográfico si es necesario,
   • ha utilizado el mismo tiempo en toda la e, ya sea el pasado o el presente, pero sin cambiar de una vez a otra en el mismo documento,
   • usted es objetivo, en otras palabras, su opinión nunca debería aparecer en las actas, porque está tratando de crear un documento objetivo destinado a todos,
   • usaste un vocabulario simple y preciso y reemplazaste términos vagos con palabras apropiadas mientras evitabas el uso de expresiones floridas,
   • solo mencionaste las acciones tomadas, no los debates, a menos que se te pidiera que las grabes, porque debes concentrarte en hecho y no en lo que ha sido dicho,
   • Has numerado las páginas para mayor claridad.

4. 
   

   
   Distribuya una copia del borrador de sus minutos a los miembros. Envíe una copia a cada miembro utilizando la información de contacto en la hoja de tiempo. Si no tiene la información de contacto, el facilitador de la reunión debería poder comunicarse con usted.

5. 
   

   
   Aprobar el acta de la reunión. Se le puede pedir que lo lea en voz alta en la próxima reunión y lo envíe para su aprobación. Si se aprueba la moción, tenga en cuenta que se han adoptado las actas.
   • Si el informe se modifica antes de aprobarse, realice los cambios y tenga en cuenta al final del documento que se ha modificado sin describir los cambios realizados.
   • Si se realiza una propuesta de enmienda después de la aprobación de las actas, indique el contenido exacto de la propuesta y la decisión sobre su adopción o rechazo.

Parte 4 Uso de plantillas de actas de reuniones

1. 
   

   
   Visite un sitio que ofrece ejemplos de minutos de reuniones. Estas plantillas le ahorrarán tiempo y evitarán errores.

2. 
   

   
   Tómese el tiempo para revisar sus sitios. Use las posibilidades que ofrece cada uno para encontrar el modelo que más le convenga.
   • Si necesita un tipo particular de modelo, por ejemplo, un modelo actual o estándar, investigue y descargue el modelo elegido haciendo clic en el botón "descargar" o el botón "usar una plantilla". Asegúrese de guardarlo en un lugar fácil de encontrar para no perderlo.

3. 
   

   
   Accede al archivo. Ahora que ha terminado de descargar, descomprima el archivo y ábralo en "Microsoft Word" o "Excel". Use la última versión de "Microsoft Word" para mayor facilidad y calidad. Mantener el software actualizado le facilitará las cosas y le permitirá utilizar nuevas funciones.

4. 
   

   
   Agregue el logotipo de su empresa y el símbolo de copyright en el encabezado. Elimine el logotipo de muestra de la plantilla y asegúrese de leer los términos de uso del sitio de descarga. No quieres encontrarte frente a problemas legales, ¿verdad?

5. 
   

   
   Cambia el título. En el área del título, resalte las palabras "título de la reunión" e ingrese el título real de sus actas.

6. 
   

   
   Cambiar la presentación del documento (opcional). Para que su modelo sea más atractivo, puede cambiar los colores o elegir otro tema. Es simple: busque la pestaña "diseño" y haga clic en la sección "colores y temas". De esta manera, puede cambiar el aspecto de su modelo e incluso elegir colores que coincidan con el logotipo de su empresa.

7. 
   

   
   Ingrese los subtítulos de las secciones. Debe haber varios campos que puede completar. Es posible que necesite más campos o prefiera cambiar el e. Personalícelos según sus necesidades.

8. 
   

   
   Guarde la plantilla en su computadora portátil. Por lo tanto, puede usarlo durante la sesión para escribir sus minutos. Si continúa utilizando "Microsoft Office", las cosas serán más rápidas y fáciles y podrá seguir la reunión con más organización y precisión que antes. Alternativamente, puede imprimir su plantilla para tomar notas escritas a mano, pero asegúrese de tener suficiente espacio para escribir la información necesaria.

9. 
   

   
   Comprueba tu modelo. Felicidades Su modelo de informe está terminado. Su productividad y precisión deberían mejorar exponencialmente ahora que tiene un modelo a seguir que lo ayuda a organizar sus ideas. Como con cualquier proyecto, revise los detalles de su modelo para identificar elementos inexactos o faltantes. Tan pronto como todo esté en orden, puede usarlo en sus próximas reuniones.