Cómo organizar una demostración.

Contenido

• etapas
• Parte 1 Prepárese con meses de anticipación
• Parte 2 Organiza dos semanas antes
• Parte 3 24 horas antes del evento
• Parte 4 Administrar la ejecución del evento

Probablemente piense que organizar un evento es una tarea abrumadora. Este puede ser el caso si no tiene un sentido de organización o planificación. Pero tenga la seguridad, porque veremos juntos cómo hacerlo, desde la preparación, que puede durar meses, hasta el día del evento.

etapas

Parte 1 Prepárese con meses de anticipación

1. 
   

   
   Definir el objeto del evento. Una o dos frases clave pueden ayudarlo a definir claramente el propósito de su evento y mantenerlo en contexto. ¿Tiene la intención de capacitar a los miembros de su comunidad? ¿Estás tratando de convencer a los donantes para que financien algunos de tus proyectos? ¿Quieres honrar a algunas personas o un grupo de personas? Esfuércese por minimizar el alcance de su acción. Independientemente de lo que vaya a hacer, educar, persuadir u honrar, etc., responda la pregunta: Por qué vas a organizar este evento?
   • Tómelo como una declaración de misión. Tu marco para el éxito Cuando sepa claramente lo que quiere hacer, ¡será más fácil para usted actuar!

2. 
   

   
   
   
   Establece metas. Que quieres lograr exactamente ? No se cuál será el número de participantes o incluso si el evento se llevará a cabo, ¿qué desea que salga de este evento? ¿5 personas que le están dando la espalda a un nuevo componente de su organización? ¿Una colección de € 1,000? ¿Un cambio de mentalidad? ¿Una audiencia entusiasta?
   • Identifique las tres primeras cosas que desea lograr a través de la organización de su evento y concéntrese en hacer que sucedan. Puede tener una meta financiera, una meta social y una meta personal. ¡Solo depende de ti!

3. 
   

   
   Reúna voluntarios. Necesitarás un buen equipo con diferentes habilidades. Sus voluntarios pueden ayudarlo de varias maneras, como preparar programas, invitaciones y afiches, o recibir a los participantes y organizarlos después del evento. En otras palabras, pueden ayudarlo a hacer el trabajo. Y si puede, ¡tenga voluntarios con los que pueda contar!
   • Asegúrese de que los gerentes y los miembros de sus equipos respeten su horario de trabajo. La colaboración puede facilitar muchas cosas. Cuando les pidas que les echen una mano, desde el principio sean claros acerca de sus expectativas y su grado de participación.
   • Si no puede contratar voluntarios, ¡contrate un equipo! Todo depende de la naturaleza del evento que esté organizando. Los gerentes del sitio anfitrión de su evento pueden poner a su disposición un equipo, de lo contrario puede pasar por una agencia de trabajo temporal.

4. 
   

   
   
   
   Prepara un presupuesto. Debe incluir en su presupuesto todos los gastos, ingresos, donaciones y gastos imprevistos posibles. Si no presupuesta, terminará con un fajo de billetes en sus manos, una billetera vacía y sin tener idea del último problema. Sea realista desde el principio para evitar sorpresas el día del evento.
   • Busque maneras de reducir sus costos. ¿Puedes reclutar voluntarios que trabajen gratis? ¿Puedes optar por un sitio web más barato, como la casa de uno de tus amigos? Recuerda que un partido simple pero exitoso es más impresionante que un evento que está en camino, pero que se convierte en un fiasco.

5. 
   

   
   Decide dónde y cuándo. Esa es la cosa lo mas importante que hacer, cuando se trata de su evento.¿Cuál es el lugar y la fecha que hará que alguien diga: "Sí, lo veré! ¡Elija un momento en el que todos sean libres, un lugar de fácil acceso y algo a su alcance!
   • Consulte el calendario de eventos en su área y determine su audiencia. Si se dirige a personas que pasan su tiempo en casa, su mejor opción es organizar su reunión en el vecindario, durante el día, tal vez ofreciendo cuidado de niños. Pero si se dirige a estudiantes, es mejor celebrar su reunión por la noche en el centro de la ciudad. Si puedes, ve a donde está tu audiencia ya encontrado.
   • Por supuesto, en algunos casos se verá obligado a reservar su sitio. Póngase en contacto con la persona a cargo del lugar que utilizará lo antes posible. ¡No olvides que probablemente esté tan ocupado como tú!

6. 
   

   
   Piensa en logística. Necesitas logística para todo. ¿Cuáles serán las posibilidades de estacionamiento? ¿Cuáles son los medios de acceso para las personas con discapacidad? ¿Qué puede hacer dependiendo del tamaño de su lugar de reunión? ¿Qué equipo necesitarás? ¿Qué artículos adicionales, como bebidas, insignias, folletos, necesitará y requerirá gastos adicionales? ¿Cuántas personas necesitas para que el evento funcione sin problemas?
   • Piense en todos estos problemas con su equipo y discuta todos los aspectos del problema. ¿Puedes anticipar algunos eventos imprevistos y evitarlos? ¿Hay invitados especiales para ser atendidos? ¿Tienes que hacer excepciones?

7. 
   

   
   Piensa en marketing y publicidad. Mientras lo haces, haz un póster. Debe contener la fecha, lugar, hora, nombre del invitado, título y tema o eslogan del evento. Como todavía está en la fase preliminar, puede tomarse su tiempo para resolver estos detalles. Sin embargo, ¡es interesante hacer rápidamente un registro temporal para tener una visión integral de su organización!
   • Piense también en otras formas de diseminar información. Un ing? Un correo? ¿Facebook, o media docena de otros sitios web de eventos (más información un poco más)? Que necesitaras antes el evento para atraer participantes y cuáles serán sus necesidades durante El evento para mantener su interés?

8. 
   

   
   Organizarse. Es probable que por el momento todo sea confuso en su cabeza y no sepa cómo comenzar. Respira hondo y abre Excel. Prepare un calendario provisional de su evento. Crea algunas hojas de cálculo para organizar tus ideas. Esto puede parecer innecesario, pero en dos meses te felicitarás por hacer este trabajo.
   • Para cada actividad, prepare un horario con fechas límite. Escriba los nombres de sus colaboradores y especifique sus tareas y los períodos de ejecución. Para que pueda organizar y responder cualquier pregunta que puedan tener.

Parte 2 Organiza dos semanas antes

1. 
   

   
   Asegúrate de que todo esté bien. Establezca la fecha y el lugar de su evento, elija su invitado de honor, su personal, el tema y el eslogan de su evento. ¿Cuáles son los problemas que pueden causar problemas? ¿Cuáles son las preguntas que pueden surgir en el último minuto? En este punto, debe finalizar todos sus detalles.

2. 
   

   
   Reúnete con tu equipo. Obtenga su presupuesto, horario, etc. aprobado por los miembros y gerentes de su equipo. Ha llegado el momento de examinar y resolver todos los problemas. ¿Han entendido sus empleados lo que tienen que hacer? ¿Se sienten cómodos con todo el procedimiento?
   • Una vez más, reúnanse con sus colaboradores y voluntarios para discutir cualquier posible problema. También es el momento perfecto para desarrollar un plan de acción.
   • Asegúrese de que su equipo no tenga ningún problema interno. Manténgase en contacto con los líderes y miembros de cada grupo, así como con sus voluntarios.

3. 
   

   
   Delegue responsabilidades a algunos de sus colaboradores y asigne a los más experimentados para coordinar todas las actividades. Si es un evento gigantesco, encargue a varias personas que coordinen varias actividades, bajo la supervisión de una sola persona a cargo. Recuerde que los miembros de un grupo deben confiar en su líder de grupo.
   • El día del evento, considere asignar una o dos personas para conocer y saludar a los participantes cuando lleguen a la escena. En principio, es el comité de recepción el responsable de animar a todos y brindar a los participantes la sensación de estar en buenas manos.

4. 
   

   
   Asegúrese de mantener actualizados los sitios web relacionados con el evento. Probablemente estés en Facebook y, pero hay varios otros sitios que puedes usar para promocionar mejor tu evento. Eventbrite, Evite y Meetup son 3 de los sitios más importantes en los que debe pensar. Si aún no los conoce, ¡vaya a Internet ahora mismo!
   • Y, por supuesto, no olvide su propio sitio web, su blog o su página de Facebook, si tiene alguno. Puede enviar recordatorios, publicar imágenes y administrar sus solicitudes de respuesta (RSVP). Cuanto más activo sea, mejor será notado por todos.

5. 
   

   
   Pida a los delegados que financien y patrocinen ciertas actividades. ¡Tendrá que enfrentar varios gastos durante los próximos días y no pagará todo de su bolsillo! Reúna al menos un poco de dinero para cubrir los costos iniciales, como alquilar la habitación y el equipo y, quizás, los servicios de catering. Es posible que deba pagar ciertas cosas o servicios.
   • Asegúrese de tener un procedimiento administrativo adecuado para recibir, confirmar y facturar los servicios que necesitará. Debe realizar un seguimiento de todo lo que hace para poder consultarlo más adelante, de modo que se organice temprano, especialmente si sus socios comerciales están haciendo algo mal.

6. 
   

   
   Anuncie su evento. Prepare folletos, publique anuncios, informe a los medios, envíe correo directo, realice llamadas telefónicas, envíe grupos a grupos y visite posibles participantes o patrocinadores. ¿Qué más hacer para alentar a las personas a venir? Procure difundir información completa que deje poco espacio para preguntas. Pero, después de todo, ¡también estás buscando despertar la curiosidad de tu audiencia!
   • Define tu público objetivo. Si está tratando de comunicarse con personas mayores, no perderá su tiempo enviándolas snapchats. Vaya a los lugares frecuentados por sus participantes y use las herramientas con las que están familiarizados. Esforzarse por ser muy accesible y comportarse normalmente.

7. 
   

   
   Reúna todo lo que necesita para su evento. Por ejemplo, medallas, juegos, pequeños recuerdos, premios o certificados. Hay muchas cosas y artilugios que pueden pasar desapercibidos para un ojo inexperto, pero conoces cada rincón y grieta y todo lo que puede entrar allí. ¡Y no olvide las mesas, las sillas, el sistema de sonido, los carteles, los manteles y todas estas cosas importantes!
   • Esta pregunta por sí sola merece una sesión de trabajo completa con su personal. No dejes de pensar en ello hasta que veas 5 cosas como bolígrafos, botiquín de primeros auxilios, baterías, helado y extensiones. Debe asegurarse, a cualquier precio, de que tiene todo cubierto.

8. 
   

   
   Organízate para todo. Haga arreglos para tomar fotos y videos. Organizar los movimientos de los invitados. Haga arreglos también para la comida y el equipo de limpieza. La lista se puede alargar día a día, pero es normal, ¡porque está organizando su evento!
   • Cuida la comida y los refrescos. También es hora de planificar instalaciones especiales, como aquellas para personas con discapacidades, etc. Compruebe también si algunos participantes son vegetarianos o tienen necesidades dietéticas especiales.
   • Proporcione sillas, mesas, juegos, micrófonos, altavoces, computadoras, proyectores de cristal líquido (LCD), podios, todo el equipo necesario para configurar adecuadamente el sitio del evento.

9. 
   

   
   Prepare la lista de personas para contactar. Necesitará números de teléfono, direcciones y todos sus empleados. Asimismo, prepare la lista de VIP y sus proveedores. Estas listas serán útiles si alguien está ausente o llega tarde.
   • ¿Y si tus servicios de catering llegan tarde? Qué vas a hacer ? Tomas tu hermosa lista y les llamas. ¿Realmente pensaron que ibas? buscar estos 100 kg de carne de cerdo desmenuzada? Pues no importa. Le das la lista a François y le pides que vaya con su camioneta a la dirección indicada. Y eso es todo! Ahora que sabe lo que tiene que hacer, ¡deje de usarlos o sea más preciso al comunicar sus datos!

10. 
    

    
    Vaya al lugar del evento con sus empleados. Haga un recorrido y revise cuidadosamente las áreas de estacionamiento, baños, salas verdes, provisión de entradas y salidas. Encuentre lugares cercanos donde pueda hacer fotocopias o hacer llamadas telefónicas y realizar compras en caso de emergencia. En una palabra, esforzarse por conocer el terreno como su bolsillo.
    • También hable con su persona de contacto. Él / ella debe conocer el lugar mejor que nadie. ¿Hay algún problema particular que necesites saber? ¿Hay limitaciones de tiempo? ¿Tendrías que mantener las puertas cerradas en ciertos momentos? ¿Habrá, Dios no lo quiera, simulacros de incendio de rutina durante la protesta?

Parte 3 24 horas antes del evento

1. 
   

   
   Mantén la calma Casi has llegado al final de tus oraciones. Es extremadamente importante mantener sus ideas claras y mantener el rumbo. ¡Has pasado meses preparándote! Todo estará bien. Si mantienes la calma, tu equipo se comportará como tú y el evento tendrá lugar en buenas condiciones. ¡Además, todo se terminará muy rápidamente!
   • En serio, casi has llegado al final de tus oraciones. Lo has planeado todo, has pensado en todos los posibles problemas. Si algo sucede, superarás la dificultad. Y recuerda, nadie te culpará. Un invitado ruidoso, comida mediocre, no se preocupe demasiado, porque los participantes saben que no puede controlarlo todo. Entonces, relájate, todo estará bien.

2. 
   

   
   Realice los últimos controles con su equipo. Asegúrate de haberles dicho a todos la hora del evento y cómo llegar allí. No desea el día del evento, todos sus empleados le preguntan al mismo tiempo dónde está esta puerta de servicio sagrado.
   • Incluso si no recibe preguntas, haga todo lo posible para evaluar el comportamiento de sus empleados. ¿Están satisfechos con la descripción de sus tareas? ¿Huelen entre ellos? Si no, discuta con ellos e intente resolver la dificultad juntos. Quizás alguien estaría más cómodo haciendo otra cosa o trabajando con otra persona.

3. 
   

   
   Verifique todas las invitaciones y respuestas que ha recibido. Haga la lista de invitados y cobre a alguien para contar a los presentes. En la mayoría de los casos, el número de personas presentes será diferente de las personas que respondieron. Es posible que haya recibido 50 respuestas afirmativas y termine con 5 o 500 personas presentes. Entonces, incluso sabiendo la cantidad de respuestas que ha recibido, ¡prepárese para situaciones extremas!
   • Mientras esté allí, recuerde el evento a sus distinguidos invitados. Te sorprenderá la cantidad de personas que dirán: "¡Oh, sí, es cierto! Es mañana no? Puede evitar descuidos realizando una simple llamada telefónica o enviando un SMS.

4. 
   

   
   Ve al lugar y asegúrate de que todo esté listo. ¿La habitación está limpia y disponible? ¿Está instalado el equipo electrónico? ¿Se han realizado las pruebas de buen funcionamiento? ¿Se puede instalar el equipo por adelantado, si es necesario? ¿Está preparado el personal?
   • Verifique si la cantidad de personas presentes para supervisar el evento es suficiente. Por supuesto, siempre es mejor tener más personas. Es posible que necesite a alguien que pueda realizar una carrera urgente, ser el anfitrión de un invitado de honor o resolver un evento imprevisto; o para tomar café, simplemente.

5. 
   

   
   Prepare los kits de los participantes. Cada kit puede incluir una botella de agua, un refrigerio ligero, un cuaderno, un bolígrafo, un folleto y la información necesaria. También puedes incluir pequeños recuerdos. Es realmente el detalle lo que hará que los participantes piensen que el evento fue bien diseñado y bien organizado. ¡Y realmente pensarán que cuidas de ambos!
   • ¡Esto se puede reservar para los invitados o su personal o ambos! ¿A quién no le gusta recibir una barra de granola y un bolígrafo?

6. 
   

   
   Haz un guión. Es una lista que contiene toda la información necesaria clasificada según el horario y la sala. Prepare un programa cronometrado para actividades importantes. La estructura del formulario depende de usted. Esfuércese por no cargarlo para facilitar la lectura.
   • Si eres realmente quisquilloso y muy diligente, puedes establecer varios scripts. Los oradores pueden pedirle una lista de otros oradores con su ubicación y horario. Su equipo querrá la lista de equipos, horarios y reglas de operaciones de limpieza. Si tiene tiempo para prepararlos, estas listas pueden ser útiles.

7. 
   

   
   Prepare una lista de verificación de las acciones a tomar durante el evento. Sería un desastre si estás allí, todo está allí, todos están allí y de repente te das cuenta de que has olvidado en casa las 1.200 copas para el descanso para tomar café. Lo habrías arruinado todo. ¡Entonces, haga una lista de verificación y lleve consigo todo lo que necesitará!
   • Si las cosas tienden a acumularse, asigne una tarea específica a cada miembro de su equipo. Por lo tanto, el día del evento, no perderá el tiempo corriendo de derecha a izquierda, marcando crisis. Dos manos más alivianan la carga ... como dice el dicho.

Parte 4 Administrar la ejecución del evento

1. 
   

   
   Llegue temprano al sitio del evento con su personal y voluntarios. Verifique que todos estén presentes y asegúrese de que el equipo electrónico funcione correctamente. ¿Hay alguna pregunta de última hora? Si le queda tiempo, reparta una bebida, dígales algunas palabras de aliento, ¡y luego deles un descanso! Te lo has merecido. Estas listo
   • Asegúrese de que los organizadores lleven una insignia distintiva u otra insignia, de modo que los participantes puedan encontrarlas fácilmente cuando sea necesario. A veces, usar uniforme no es suficiente.

2. 
   

   
   Instala todo. Por dentro y por fuera. ¿Tienes que colgar globos en el buzón o una valla publicitaria en la esquina? ¿Y qué opinas de las puertas y el hall de entrada principal? Si los participantes tienen que navegar por un camino complicado, coloque tantos letreros como pueda para guiarlos mejor.
   • No olvide los banners de bienvenida y los banners informativos que son muy útiles. Recuerde hacer que sea más fácil para los participantes encontrar la ubicación del evento. Va de sí !
   • Instale un mostrador de recepción y registro. Al llegar al sitio, los participantes deben tener en cuenta lo que necesitan para guiarse. De lo contrario, pueden correr en círculos y sentirse incómodos.¿Recuerdas el comité de recepción del que hablamos anteriormente? Coloque a alguien en la entrada para saludar a los participantes y responder sus preguntas.
   • ¡Publica algo de música! Puede disipar cualquier vergüenza que de otro modo hubiera aumentado el estado de ánimo.

3. 
   

   
   Asegúrese de que las personas importantes estén al tanto de los eventos. Si un orador llega tarde, ajuste su horario e informe a las partes interesadas. Si la comida dura más de lo esperado, debe alertarlos sobre el cambio de programa. Es raro que las cosas salgan de acuerdo con el horario, así que asegúrese de informar a las personas a medida que ocurran los cambios.

4. 
   

   
   Tomar fotos! Probablemente quieras guardar recuerdos de tu evento. Y ver a alguien caminando con una cámara puede entusiasmar a los participantes. No olvides el banner del patrocinador, el tuyo, la entrada, la recepción, etc. ¡Quizás puedas usarlos el año que viene!
   • Si es posible, pídale a uno de sus amigos o a un fotógrafo profesional que se encargue de todos estos detalles. ¡Ahí tienes suficiente para hacer! Pero debes cuidar a tus invitados, así que haz que alguien se encargue de las fotos, etc.

5. 
   

   
   Ofrecer un recuerdo. Es posible que sus participantes hayan aprendido algo al asistir a su evento, y desea que se vayan pensando en algo o haciendo preguntas o pensando en tomar medidas. Así que distribuya un volante o algo que puedan llevar consigo para darles ideas para actuar despues del evento.
   • Recuerde crear un foro para comentarios. Ofrezca a los participantes la oportunidad de hacer un seguimiento, decir lo que piensan, sugerir mejoras y compartir sus deseos para el próximo evento. Y, por supuesto, ¿cómo pueden simplificar?

6. 
   

   
   ¡Limpia el área de recepción! Levante el medidor eléctrico, levante las pancartas, retire las mesas, etc. Vuelva a colocar los lugares en su situación original, como estaban antes del evento. Esto es especialmente importante si alquiló la habitación y desea volver. Los propietarios pueden cobrarle una tarifa, que de lo contrario podría haber evitado. Divida las tareas para que la operación sea lo más fácil posible.
   • Verifique que no se haya olvidado nada valioso en ese momento y, de ser así, configure un servicio de propiedad perdida
   • Señale a la persona a cargo del lugar los daños que pudieran llegar durante el evento. Es mejor ser honesto y directo.
   • Cuida la basura y actúa dentro de tus posibilidades. El servicio de limpieza se encargará de este problema.

7. 
   

   
   Cuide todas las tareas que surjan de la celebración de su evento. De hecho, depende de la naturaleza del evento en cuestión. Puede ser que no tenga mucho que hacer, pero también puede terminar con una larga lista de personas para agradecer y una receta para administrar. Aquí hay algunas ideas para comenzar.
   • Agradezca a todos los miembros de su equipo, voluntarios y patrocinadores. ¡No podrías haber hecho tu evento sin ellos!
   • Actualiza y finaliza tus cuentas. Esta tarea debe completarse lo más rápido posible. Es mejor tener un mínimo de detalles para ajustar.
   • Organice una recepción de agradecimiento para todos aquellos que lo han ayudado, su personal debe sentirse apreciado y sus donantes sienten que han participado en una buena causa.
   • Entregue a las personas en cuestión recuerdos o folletos.
   • Distribuya a los patrocinadores y a las personas interesadas su parte de la receta.
   • Publique las fotos del evento en su sitio web.

8. 
   

   
   Organice una reunión de evaluación después del evento para mejorar su organización en el futuro. Ahora que ha logrado todo, ¿hay cosas que podría haber hecho de manera diferente? ¿Qué cosas funcionaron bien y cuáles no? ¿Estarías de acuerdo en organizar tal evento nuevamente? Qué ha aprendido ?
   • Si recibe comentarios, considere esto. Si sus invitados no lo hacen, ¡pídale a su personal que lo haga! ¿Qué piensan del evento? Al menos, ¿se apreciaron a sí mismos? Por supuesto, ya que tenían una barra de granola y un bolígrafo, ¿no?