Cómo organizar tu oficina

Contenido

• etapas
• Parte 1 Vaciar la oficina
• Parte 2 Reorganizando la oficina
• Parte 3 Promover la eficiencia

Como se suele decir, "un escritorio desordenado es un signo de un espíritu desordenado". Mantener un espacio de trabajo limpio y organizado tendrá un efecto increíble en su productividad, enfoque y capacidad para encontrar todo lo que necesita. Puede sorprenderse por su propia eficiencia en su trabajo después de limpiar el desorden en su escritorio. Todo lo que necesita es un poco de tiempo, la disciplina para tirar las cosas que no necesita y un sistema para asegurarse de que todo encaja.

etapas

Parte 1 Vaciar la oficina

1. Comience en cero. Será más fácil para usted organizarse si comienza con una oficina vacía. Eliminar todo lo que contenga. Retire los objetos de los cajones (si los hay). Coloque todo en una mesa separada o en el piso para clasificarlo más tarde. Una vez que haya eliminado todas sus cosas de la oficina, será más fácil imaginar cómo quiere organizarlo.
   • Probablemente les llevará más tiempo ordenar las cosas que están en el escritorio una tras otra y decidir cuáles desechar.

2. 
   

   
   Limpie la oficina de arriba a abajo. Disfrute de tener su oficina vacía limpia a fondo. Desempolve y limpie la parte superior con un limpiador de superficies múltiples. Trate las manchas incrustadas y pula los arañazos en los escritorios de madera. Se verá como nuevo una vez que hayas terminado.
   • Asegúrese de tener todo retirado de la oficina antes de comenzar a limpiar. De lo contrario, tendrá que limpiar alrededor del bazar.

3. 
   

   
   
   
   Deseche las cosas viejas que no usa. Saque todas las cosas que tiene de su oficina y divídalas en dos pilas: una para las cosas que arrojará a la basura y otra para las cosas que desea conservar. No te conmuevas. Deshágase de tantas cosas innecesarias como sea posible hasta que se quede con lo esencial. De esta manera, le será más fácil mantener limpio su escritorio.
   • Las personas a menudo están unidas a objetos que no usan y que no están acostumbrados a ellos. Derrota negocios innecesarios para darte más tranquilidad una vez que hayas terminado.
   • No olvide tirar la basura que encuentre mientras limpia su oficina. También pueden contar para gran parte del trastorno.

   
   

   
   Actualiza tu espacio. Mire alrededor de su escritorio y encuentre todo lo que está desactualizado. Esto incluye calendarios de años pasados, correos a los que ha respondido o no, e incluso fotos antiguas. Reemplace estos objetos con versiones actualizadas. Tírelos a la basura o guárdelos en un lugar especial. Todo en su escritorio debe ser nuevo y listo para usar.
   • Tienes derecho a aferrarte a cosas que tienen valor sentimental. Si tiene una foto antigua, un regalo o un recuerdo que desea conservar, guárdelo en un lugar seguro y no permita que se acumule en su escritorio.

Parte 2 Reorganizando la oficina

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   Cambia el diseño de tu oficina. Ahora es el momento de volver a poner tus cosas en el escritorio, pero no tienes que volver a ponerlas donde estaban. Piense en nuevas formas de reorganizar su oficina para aprovechar el espacio que tiene. Puede decidir colocar las cosas en su lugar, pero en el lado opuesto de la oficina o puede elegir una nueva ubicación para ellos. Desarrolle un arreglo que lo ayudará a mantenerse enfocado mientras trabaja.
   • La reorganización de sus cosas en el escritorio es un pequeño cambio que debería, sin embargo, la monotonía que siente cuando se sienta a trabajar y siempre ve las mismas cosas en los mismos lugares.
   • En China, incluso hay un arte dedicado a la organización de objetos de la vida cotidiana. Esto es "feng shui" y estos efectos psicológicos terapéuticos han sido bien demostrados.

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   Llenar con nuevos negocios. ¿Te faltan papeles, bolígrafos o grapas? Vaya a una tienda de suministros de oficina y elija el equipo que necesita. Haga una lista para no olvidar nada. Concéntrese en las cosas que usa mucho y tiende a agotarse rápidamente. Cuando llegue el momento de trabajar, tendrá todo lo que necesita.
   • Incluso si su lugar de trabajo le proporciona todos los suministros de oficina que necesita, debe tener a mano algunos que le pertenecen (por ejemplo, su tipo de bolígrafo favorito podría hacerlo sentir más cómodo).

3. 
   

   
   Piensa en la organización de tu negocio. Una vez que tenga una buena idea del aspecto que desea darle a su oficina, configure su negocio allí para maximizar su productividad y eliminar cualquier desorden. Por ejemplo, reserve el centro de la oficina para su computadora mientras mantiene sus objetos y documentos importantes a su alcance. Además de facilitar su trabajo, lo ayudará a no perder el tiempo buscando sus pertenencias porque se almacenarán lógicamente.
   • Su intuición generalmente será su mejor guía para decirle dónde debe empacar sus cosas. Si está buscando ciertas cosas en ciertos lugares, este es probablemente el mejor lugar para guardarlas.

   
   

   
   Añade un poco de estilo. Su objetivo es conseguir una oficina limpia y organizada, pero eso no significa que tenga que ser aburrida. Agregue algunos toques decorativos para darle más personalidad. Algunos marcos de fotos, una pequeña estatua o una divertida taza de café pueden animar el espacio y hacerlo más cálido.
   • Si trabaja en una caja o en una oficina, puede traer algunos artículos para el hogar para combatir el estado de ánimo del trabajo.
   • Cuelgue carteles y carteles en la pared que lo motivarán a trabajar duro.

Parte 3 Promover la eficiencia

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   Mantenga lo esencial a su alcance. Si te das cuenta de que a menudo debes moverte para alcanzar un objeto, debes asegurarte de que siga siendo más accesible. Piense en los movimientos que suele hacer para alcanzar algo en su escritorio y organice sus cosas en orden de importancia. Seguir este enfoque hará que sea más fácil encontrar y usar su negocio.
   • Los bolígrafos y lápices, el papel, los cuadernos, los dispositivos de comunicación y los accesorios digitales deben almacenarse en lugares abiertos o en algún lugar donde pueda alcanzarlos fácilmente.
   • Separe los lápices y bolígrafos en una taza para mantenerlos juntos y listos para usar sin ocupar demasiado espacio.
   • Deje clips de papel y grapadoras cerca de la impresora o donde maneje sus documentos.
   • Puede ganar hasta una hora al día reduciendo el tiempo necesario para encontrar sus cosas en el desorden de su oficina.

2. 
   

   
   Almacene los artículos que usa con frecuencia al alcance de su mano. Los artículos no esenciales que usa a menudo se pueden almacenar en los cajones para que pueda sacarlos cuando los necesite. Mantenga los cajones superiores para las cosas que ocupan espacio y las cosas que usa con frecuencia, pero no es necesario que se mantengan encima del escritorio.
   • Por ejemplo, es posible que utilice su computadora, tableta u otros dispositivos electrónicos con más frecuencia que bolígrafos o papel para completar su trabajo. En este caso, estos materiales secundarios deben almacenarse a su alcance para dejar espacio en el escritorio para sus dispositivos electrónicos.
   • Si tiene muchos artículos más pequeños, puede comprar bandejas de almacenamiento para sus cajones. Se adaptarán al espacio en este último y tienen compartimentos de diferentes tamaños para mantener todas sus pertenencias visibles y bien organizadas.
   • Hazte una lista mental de la ubicación prioritaria de cada cosa. Si usa un artículo con frecuencia o es importante que lo tenga a mano, puede dejarlo en su escritorio. Si solo lo necesita de vez en cuando, puede guardarlo de manera segura en un cajón. Si rara vez lo usa o no cabe en el escritorio, necesita encontrar otro lugar para guardarlo.

   
   

   
   Almacene el desorden innecesario lejos de la oficina. Lo que decida conservar, pero que no usa con frecuencia, debe almacenarse en otro lugar para que no se acumulen y no lo abarroten.Esto incluye sus pertenencias personales, bocadillos, bebidas y aparatos que solo usa en raras ocasiones. Los documentos escritos deben almacenarse en carpetas que organice en un pequeño armario, mientras que el resto debe almacenarse en el cajón inferior u otro armario si no va a usarlo. Evite lo más posible poner cosas en su escritorio, excepto las que necesita.
   • Trate de tomar el hábito de almacenar sus pertenencias después de usarlas. De lo contrario, tenderán a acumularse en su escritorio o llenarán sus cajones rápidamente si no presta atención.

3. 
   

   
   Use un carrito de correo para sus documentos. Para que le resulte más fácil pasar todo su papeleo, debe invertir en una cesta de correo. Estas son cestas de varios niveles poco profundas que le permiten elegir un piso para documentos recientes y otro para documentos que se devolverán, así como para correo sin respuesta o que ya haya devuelto. Al almacenar sus documentos en una cesta de correo, carpetas y un pequeño armario, evitará desmoronar su escritorio debajo de los papeles.
   • La cesta de correo o las múltiples cestas apiladas una encima de la otra pueden ayudarlo a eliminar el desorden creado por los documentos en su escritorio.
   • Reserve un carrito de compras para los documentos que completó o necesita completar, otro para el correo que necesita responder o que ya respondió, etc.

4. 
   

   
   Mantenga el control del área de trabajo compartida. Algunas personas tienen que usar una oficina compartida o una caja compartida en el trabajo o su oficina podría terminar cerca de otros escritorios, dejándolo con un espacio de trabajo bastante limitado. Todavía puede tomar medidas para controlar este espacio compartido.
   • Primero, debe asegurarse de tener límites claros sobre quién posee qué. Entonces puede comenzar a organizar su propia sección maximizando su almacenamiento y eficiencia.
   • Ponga una etiqueta en sus artículos personales y manténgalos al lado de donde se sienta. Identifique los documentos que le pertenecen y guárdelos en carpetas individuales que luego colocará en los cajones o en un armario.
   • Decida un espacio común para almacenar las pertenencias que comparte para que el trastorno no se acumule lentamente en su espacio personal.
   • Use una bolsa o toalla para ayudar a guardar sus pertenencias. Si trabaja en un espacio compartido, es posible que no pueda guardar tantos suministros y accesorios como desee en el escritorio y en los cajones.
   • Acostúmbrese a almacenar y limpiar regularmente para mantener limpia su oficina o lugar de trabajo compartido. Mientras más personas se concentran en un espacio confinado, más basura, papeles y desorden se acumulan.

• Mantenga un mínimo de artículos personales y decoraciones cuando organice su oficina en el trabajo. Cuantos más objetos tenga en su escritorio, más espacio se sentirá caótico y desorganizado.
• Asegúrese de encontrar una silla de oficina que brinde un buen apoyo a su espalda. Si no mantiene una buena postura, podría afectar su salud y su estado de ánimo.
• Configure un sistema de almacenamiento para saber siempre lo que ya está terminado, lo que debe terminarse y lo que puede tirar. Organice proyectos en función de su importancia y progreso.
• Mantenga una papelera cerca de su oficina para desecharla de inmediato. Si lo pospone, se acumularán.
• Ponga etiquetas en los cajones para averiguar dónde están sus cosas para que no tenga que mirar a todas partes cuando las necesite.
• Compre y use cajas de almacenamiento simples para ayudarlo a manejar el desorden. Tendrás que tener algunos artículos a mano mientras los guardas en algún lugar. Puede ponerlos debajo del escritorio, al lado o incluso en otra habitación.
• Si le gusta jugar, puede intentar hacer sus propias ayudas de almacenamiento con materiales únicos y personalizados.
• Si no tiene suficiente espacio en el escritorio para una lámpara, compre uno con un par de alicates que adhiera al borde.
• Deshágase de todas las posibles distracciones. Esto te ayudará a mantenerte mentalmente organizado también.
• Compre un archivador, perforadora y divisores para organizar sus documentos.
• Si tiene una computadora en su escritorio, necesita organizar sus archivos. También debe considerar limpiar el interior de la computadora y la computadora portátil.
• Intenta tener un bloc de notas a mano en caso de que quieras escribir algo.

• Asegúrate de recordar dónde guardas tus cosas. Si tiene muchas herramientas, dispositivos o carpetas que necesita recordar, puede hacer una lista de la ubicación de todas las cosas en su oficina para ayudarlo a mantenerse organizado.
• El desorden en su escritorio reducirá su productividad. Vaya fácil y será más eficiente en su trabajo.