Cómo usar una caja registradora

Contenido

• etapas
• Parte 1 Ajuste la caja registradora
• Parte 2 Hacer una venta
• Parte 3 Corrección de errores
• Parte 4 Imprima el Informe diario de ventas y revisión

Las cajas registradoras se utilizan para registrar las compras de los clientes y para manejar el efectivo durante el día. Estos dispositivos vienen en diferentes formas, incluyendo cajas registradoras electrónicas, cajas registradoras "cuadradas" en tableta (iPad) y cajas registradoras computarizadas. Estos dispositivos difieren, pero sus procedimientos son similares.

etapas

Parte 1 Ajuste la caja registradora

1. 
   

   
   Instale su caja registradora y conéctela. Coloque la caja registradora en una superficie plana y dura. En general, elegirá un mostrador con espacio suficiente para que los clientes puedan depositar sus compras. Conecte la caja directamente a una toma de corriente, sin usar un cable de extensión.

2. 
   

   
   Inserte las pilas. Estas baterías alimentan la memoria de respaldo de la caja registradora en caso de una interrupción en la fuente de alimentación normal. Las baterías deben instalarse antes de programar las funciones de la caja registradora. Despegue las pegatinas y ubique la tapa del compartimiento de la batería. Es posible que deba usar un destornillador pequeño para desenroscar esta cubierta. Coloque las baterías de acuerdo con las instrucciones de la máquina. Vuelva a colocar la tapa del compartimento de la batería.
   • Algunos compartimentos están debajo del área del rollo de papel de los recibos.
   • Cambie las baterías una vez al año para asegurarse de que funcionen correctamente.

3. 
   

   
   
   
   Instale el recibo de papel. Retire la tapa del compartimento de papel de los boletos. Asegúrese de que el extremo del rollo de papel esté recto para que sea más fácil colocarlo en la bandeja de entrada. Desenrolle el rollo de papel hasta llegar a la parte superior del libro mayor e insértelo para poder cortar los boletos de los clientes. Presione la tecla Avance de papel (FEED), para poner el mecanismo en movimiento y avanzar el papel.

4. 
   

   
   Desbloquee el cajón de efectivo. Por razones de seguridad, generalmente está equipado con un sistema de bloqueo. No pierdas la llave de este sistema. Puede dejar la llave en el cajón cuando está desbloqueado, para que pueda encontrarlo fácilmente cuando necesite cerrar el cajón de efectivo.

5. 
   

   
   
   
   Ponga la caja registradora en el camino. Algunas cajas registradoras están equipadas con un interruptor de encendido / apagado en la parte posterior o lateral. Otros pueden tener una tecla de función en la parte frontal superior de la máquina. Encienda la caja registradora o gire la llave a la posición "REG".
   • Las cajas registradoras recientes tienen una tecla de función o modo en lugar de una tecla física. Presione la tecla MODO y desplácese a la función de grabación (REG).

6. 
   

   
   Programe su caja registradora. La mayoría de las cajas registradoras tienen teclas programables para agrupar elementos similares en categorías, departamentos o departamentos. Estos departamentos también pueden estar asociados con artículos imponibles o no imponibles. También puede configurar la fecha y la hora.
   • Para programar la máquina, configure la tecla de modo en "PRG" o "P". También puede presionar la tecla de función PROGRAMA. Otras cajas registradoras pueden tener una palanca manual debajo del rollo de papel, que puede colocarse en una posición del programa.
   • Muchas cajas registradoras tienen 4 claves impositivas. Los impuestos sobre las ventas se pueden programar para tener en cuenta varias escalas, dependiendo de si la escala es constante, como en algunos países o varía según su ubicación geográfica, por ejemplo, impuestos como "GST", "PST" o "IVA" ".
   • Para programar estas funciones, siga las instrucciones en el manual técnico de su caja registradora.

Parte 2 Hacer una venta

1. 
   

   
   Ingrese un código de seguridad o su contraseña para usar la caja registradora. El uso de muchas cajas registradoras por un usuario requiere la entrada de un código particular o un código de seguridad. El código de usuario es útil porque ayuda a asignar cada venta a un empleado en particular. Esto facilita el seguimiento de las ventas y la corrección de errores.
   • Si trabaja en un restaurante, probablemente necesitará ingresar su código y el número de la mesa y el número de clientes que atiende.
   • Para usar una caja registradora reciente, como las cajas registradoras con pantalla táctil "Square" (iPad), es probable que deba iniciar sesión en una dirección de correo electrónico e ingresar una contraseña.

2. 
   

   
   Ingrese la cantidad del primer producto. Use el teclado para ingresar el precio exacto del artículo. No es necesario agregar un separador decimal, porque la caja registradora lo tiene en cuenta automáticamente.
   • Algunas cajas registradoras están equipadas con un digitalizador, que le ahorra escribir el precio del producto. El digitalizador leerá un código de barras e ingresará automáticamente los datos del producto en el sistema. En este caso, no necesitará presionar la tecla de departamento más tarde.

3. 
   

   
   Presione la tecla de departamento. En la mayoría de las cajas registradoras, después de ingresar el precio, debe presionar una tecla de departamento, que asigna una categoría al producto que se vende, por ejemplo, ropa, alimentos, etc.
   • La clave de departamento se puede programar para incluir un impuesto. Examine el manual técnico de su cajero para obtener instrucciones sobre cómo programar los programas de impuestos que corresponden a las diferentes teclas.
   • Para imprimir el ticket del cliente, presione la flecha o la tecla Avance de papel (FEED) para desplazar el papel hacia arriba para leer los totales que simulan en el boleto.
   • El precio de cada producto que escriba se agregará a un total acumulado, que generalmente se muestra en la pantalla o en el lector de la caja registradora.

4. 
   

   
   Agregue descuentos en el precio del producto. Si un producto está en oferta, no olvide incluir el descuento. Ingrese el precio del artículo, presione la tecla de departamento, ingrese el porcentaje de descuento, por ejemplo 15 para un descuento del 15%, y luego presione la tecla de porcentaje (%). Esta tecla generalmente está en el lado izquierdo del teclado.

5. 
   

   
   Escriba los precios de los artículos restantes. Use las teclas numéricas para ingresar el precio exacto de los artículos restantes. Asegúrese de presionar la tecla de departamento para cada producto al ingresar.
   • Si tiene varios elementos idénticos, ingrese el número de elementos, luego presione la tecla CANT (cantidad), luego escriba el precio de un solo artículo, luego el número de departamento. Por ejemplo, si tiene 2 libros a un precio unitario de 6,99 €, puede hacer lo siguiente: primero presione 2, luego "QTY". Finalmente, escriba el precio (6.99) y presione la tecla de departamento.

6. 
   

   
   Presione la tecla subtotal. Esta clave le dará el precio total de los bienes registrados. Agregará el impuesto preprogramado para cada clave de departamento.

7. 
   

   
   Determinar el método de pago del cliente. Los clientes pueden pagar en efectivo, con tarjeta de crédito o cheque. También puede aceptar certificados de regalo o vales, que generalmente se tratan como efectivo.
   • Pago en efectivo : escriba la cantidad que le da el cliente, luego presione la tecla efectivo (EFECTIVO / AMT TND). Este suele ser el botón más grande ubicado en la parte inferior derecha del teclado de la caja registradora. Muchas cajas registradoras le darán la cantidad que debe devolver al cliente. Algunos no tienen esta función. En este caso, debe calcular esta cantidad mentalmente. Una vez que el cajón de efectivo esté abierto, coloque el efectivo o el bono de regalo en el cajón y tome la cantidad necesaria para realizar el cambio.
   • Pago con tarjeta de crédito: presione la tecla Mapa (CRÉDITO o CR en un teclado anglosajón) y use el lector de tarjetas de crédito para proceder con el pago.
   • Pago con cheque : escriba la cantidad exacta, presione la tecla comprobar (CHEQUE o CK), luego ponga el cheque en el cajón de efectivo.
   • Si no realizó una venta, puede abrir el cajón de efectivo presionando la tecla. NS (SIN VENTA) Esta función solo puede ser utilizada por el administrador. También puede requerir el uso de una clave para colocar la caja registradora en el modo apropiado para realizar un registro sin una venta.

8. 
   

   
   Cierra el cajón de efectivo. Siempre cierre el cajón de efectivo inmediatamente después del final de una transacción. Al hacerlo, evitará el riesgo de robo.
   • Al final del día, vacíe o retire el cajón de efectivo y colóquelo en un lugar seguro.

Parte 3 Corrección de errores

1. 
   

   
   Cancelar una venta. Si ingresa por error el precio incorrecto de un artículo, o si un cliente decide dejar de comprar un producto una vez que haya ingresado el precio, probablemente tendrá que cancelar la transacción. Esta operación restará el precio del artículo subtotal.
   • Ingrese la cantidad, presione la tecla del departamento, presione la tecla cancelación (VOID o VD) para cancelar la entrada y restar la cantidad total. Debe cancelar la venta del producto antes de ingresar el precio de otro artículo. De lo contrario, primero deberá calcular el subtotal de todos los elementos, presione la tecla cancelación, ingrese la cantidad exacta que ingresó por error y presione la tecla de departamento. Esta operación restará la cantidad en cuestión del subtotal.
   • Si necesita cancelar la venta de múltiples productos, proceda producto por producto.

2. 
   

   
   Paga una venta. Si un cliente devuelve un artículo, es necesario tener en cuenta al calcular la receta del día, antes de pagar al cliente. Para este propósito, presione la tecla REF, ingrese el monto exacto del reembolso y presione la tecla de departamento correspondiente al artículo en cuestión. Presione la tecla subtotal, luego al margen efectivo (EFECTIVO / AMT TND). Se abrirá el cajón de efectivo y podrá reembolsar al cliente.
   • Algunas claves y funciones, como el reembolso, solo pueden ser protegidas y accesibles para el administrador. Sería necesario que use una tecla para cambiar la función del dispositivo, para hacer una cancelación o un reembolso.
   • Verifique con su supervisor el procedimiento adecuado para manejar devoluciones y reembolsos de artículos.

3. 
   

   
   Detener la señal de error. Algunas cajas registradoras pueden emitir un error de sonido o señal, si comete un error presionando las teclas o si hace una combinación incorrecta. Para detener el sonido de error, presione la tecla C (CLEAR).

4. 
   

   
   Eliminar números que se han ingresado incorrectamente. Si cometió un error de entrada sin presionar la tecla de departamento, aún puede detenerse presionando la tecla. C (BORRAR) para cancelar la entrada. Si ya presionó la tecla de departamento, deberá cancelar la transacción.

Parte 4 Imprima el Informe diario de ventas y revisión

1. 
   

   
   Lea los totales acumulados durante el día. Algunos gerentes desean verificar los totales de ventas periódicamente durante el día. Para leer los totales acumulados, configure la tecla de modo en la posición "X" o presione la tecla de modo y desplácese a la opción "X". Presione la tecla efectivo (CASH / AMT TND) y los totales de ventas diarias se simularán en un boleto.
   • Es importante recordar que el modo "X" le permite leer los totales, mientras que el modo "Z" se usa para restablecer los totales diarios.

2. 
   

   
   Imprima un informe de ventas diario. Al menos, este informe le indicará las ventas totales realizadas durante el día. Muchas cajas registradoras también proporcionan un registro de ventas por hora, ventas por departamento, ventas por empleado y otras declaraciones. Para imprimir estas declaraciones, simplemente presione la tecla MODO y desplácese a la función "Z" o mueva la tecla de función a la posición "Z".
   • Recuerde que al imprimir la declaración "Z", pone a cero los totales de la caja registradora.

3. 
   

   
   Haga un balance de la caja registradora. Después de obtener el estado de venta diario, cuente el dinero en el cajón de efectivo. Si tiene cheques o recibos de tarjetas de crédito, agréguelos al total. La mayoría de los lectores de tarjetas de crédito pueden obtener un registro de las ventas diarias. De esta manera, puede consolidar fácilmente los totales de sus ventas diarias. Reste el flujo de efectivo total, que es la cantidad inicial que tenía antes de la primera operación del día.
   • Ponga todo su efectivo, recibos de tarjeta de crédito y cheques en una bolsa de depósito y déselo a su banco.
   • Mantenga un libro de contabilidad para registrar el efectivo y los pagos con tarjeta de crédito o cheque. Esto le facilitará mantenerse actualizado con toda su contabilidad.
   • Vuelva a colocar la caja registradora en el cajón de efectivo, antes del siguiente día hábil. Asegúrese de guardar su efectivo en un lugar seguro durante el horario comercial.