Cómo contestar el teléfono mientras estás en el trabajo

Contenido

• etapas
• Parte 1 Levanta el teléfono
• Parte 2 Habla por teléfono

Proyectar una imagen profesional en el trabajo es importante para cualquier éxito profesional. Independientemente de su posición en la empresa, contestar el teléfono es una tarea para casi todos los empleados. Responder bien le permitirá poner un tono positivo en la llamada telefónica, ayudará al corresponsal a sentirse cómodo y le permitirá responder con facilidad a sus diversas preguntas.

etapas

Parte 1 Levanta el teléfono

1. 
   

   
   Responde rápido. No es cortés mantener ocupada a las personas cuando estás en un negocio o en un entorno profesional. Levante el auricular y conteste la llamada antes del tercer timbre.

2. 
   

   
   Coloque el auricular en su oreja. Es importante contestar el teléfono rápidamente, pero aún debe ser lo suficientemente paciente como para colocar el micrófono cerca de su boca. No comience a hablar hasta que esté absolutamente seguro de que el teléfono está pegado a usted y a su oído, para que la otra parte no pierda ninguna información.

3. 
   

   
   
   
   Respira profundamente antes de responder. Comience respirando profundamente antes de presentarse, una vez que el teléfono esté cerca de su boca. Esto le permitirá mantener la calma y dominarse, lo que le permitirá reunir sus mentes y hablar con calma.

4. 
   

   
   Preséntate a ti mismo y a tu negocio. Deberá asegurarse de que su corresponsal haya llamado al lugar correcto y a la persona adecuada, por lo que es importante que le diga quién es usted y cuál es su negocio. Asegúrese de especificar primero el nombre de la empresa. Puede pensar en crear su propia casa para no tener que pensar qué decir cuando suena el teléfono y cambiarlo ligeramente según las circunstancias.
   • Si trabaja como recepcionista u operador de centralita telefónica, es importante que domine muy bien el funcionamiento del negocio, porque usted es quien tendrá que ayudar a la persona que llama a obtener toda la información que necesita. Simplemente puedes decir, "hola, aquí el Empresas , Joseph al dispositivo. En que te puedo ayudar Por lo tanto, el corresponsal sabrá con quién está hablando y cuál es la identidad de su empresa, lo que le dará la oportunidad de continuar la conversación. Si trabaja como secretario privado, especifique la persona para la que está trabajando (por ejemplo, "la oficina del Sr. Smith, Joseph en el dispositivo"), porque es posible que esta sea precisamente la persona que su corresponsal realmente está buscando. unirse
   • Si usted es parte de un servicio, dígale a la persona lo que está haciendo para que sepa qué tipo de preguntas hacer. Identifícate diciendo "hola, esta es la contabilidad de Jessica". Permita que el apelante sepa si se ha contactado con la oficina o con la persona que desea y si debe hablar con alguien más.

5. 
   

   
   
   
   Mantenga una libreta y un bolígrafo cerca del teléfono. Esto le permitirá tomar notas rápidamente en caso de que la persona quiera dejarlo o darle otra información. Evite que su corresponsal espere el momento de buscar algo para escribir.

Parte 2 Habla por teléfono

1. 
   

   
   Sonríe mientras hablas. Incluso si no está de buen humor, solo sonreír y pretender serlo puede hacer que su corresponsal piense que es agradable. También podría ayudarlo a mejorar su estado de ánimo.

2. 
   

   
   Habla con claridad y profesionalidad. Dado que se encuentra en un entorno profesional, es importante que usted y su corresponsal puedan entenderse de manera clara y precisa. Hable con calma y pronuncie sus palabras para estar seguro de que ha ido bien y lo ha entendido.
   • Evite usar expresiones de jerga familiares como "sí", "seguro" o "nah". Habla con él usando palabras y frases claras como "sí" y "no". Cualquier información que intercambie con su corresponsal durante el diálogo, evite cualquier confusión entre ustedes. No olvides decir las frases corteses habituales como "gracias" y "nada", si las hay.
   • Si desea comunicar a la persona información específica, como letras o números de teléfono (como un nombre o número de teléfono), puede ser útil tener un buen dominio del alfabeto fonético. De esta manera, podría evitar confundir las letras que se pronuncian casi de la misma manera que "M" y "N", aplicando consejos útiles como "M como comer".

3. 
   

   
   Habla profesionalmente con el corresponsal. Use el nombre de la persona ("Sr. Smith") y no su nombre de pila, especialmente si no conoce al corresponsal personalmente. No olvide su nombre y diríjase a él usándolo durante la conversación.
   • Es posible que desee escribir el nombre de la persona tan pronto como ella se lo diga para que pueda recordarlo. Esto podría ser muy útil.

4. 
   

   
   Transfiera la llamada si es necesario. Si alguien lo llama a trabajar, es muy posible que esté tratando de resolver un problema específico o que tenga preguntas para enviar a una persona específica. Si realmente no sabe cómo responder una pregunta o inquietud, no intente responderla. En cambio, sugiera que transfiera su llamada a alguien que pueda responderle y ayudarlo mejor. También le mostrará que te importa su problema y que estás dispuesto a ayudarlo a resolverlo.
   • La mayoría de los teléfonos de escritorio hoy en día tienen una función de transferencia de llamadas. Averigüe si esta función está disponible en su oficina y cómo funciona. Si este no es el caso, tome el número de la persona que llamará su corresponsal y pásele la información.
   • Recuerde ser lo más cortés posible al hacerlo y ofrezca transferir la llamada. Por ejemplo, puede decir: "Me temo que no puedo responder a su pregunta. ¿Desea que transfiera su llamada a Jacques, que puede ayudarlo mejor? "
   • Si no hay nadie más disponible, sugiérale que tome uno. No te olvides de enviar esto más tarde.

5. 
   

   
   Finalice la llamada profesionalmente. Puede decirle clara y cortésmente que la conversación ha terminado y que puede colgar simplemente diciendo "gracias" o "adiós". No debe haber confusión sobre si la conversación debe continuar o no.
   • Deje que su corresponsal cuelgue. Él tiene la llamada, así que debes dejar que obtenga lo que quería cuando llamó en primer lugar y cerró la conversación. Si cuelga aunque él no esté listo para terminar la conversación, puede parecer grosero o podría dejar que se le escape información vital.