Cómo contestar la llamada telefónica de mi jefe

Contenido

• etapas
• Parte 1 Practica la etiqueta profesional en el teléfono
• Parte 2 Discutir con su supervisor
• Parte 3 Responder una llamada telefónica fuera del horario laboral

Recibir una llamada telefónica de su jefe a veces es una fuente de ansiedad, especialmente si a menudo lo pone nervioso y le hace perder la confianza. La mejor manera de responder las llamadas telefónicas de su empleador es practicar la etiqueta profesional por teléfono en todo momento y estar siempre listo para aceptar tareas y responder preguntas relacionadas con su trabajo.

etapas

Parte 1 Practica la etiqueta profesional en el teléfono

1. 
   

   
   Contesta la llamada. Deje que el teléfono suene dos o tres veces antes de contestar. Esto le dará la impresión de que estás ocupado y te estás desempeñando bien. Conteste la llamada demasiado pronto, dé la impresión de que no está muy ocupado o no hace nada, esperar demasiado antes de hacerlo sugiere que la persona que llama no es una prioridad para usted.
   • Recuerde aplicar esta regla cada vez que se encuentre en un entorno profesional, quienquiera que lo llame. No lo haga o no aplique sus reglas de conveniencia solo cuando su jefe intente contactarlo por teléfono, sino con todos, incluidos sus colegas, clientes y proveedores, que serán más receptivos si se comporta adecuadamente. Además, nunca puede saber con seguridad cuándo su empleador lo llamará desde otra línea.

2. 
   

   
   
   
   Salúdalo profesionalmente. Cuando conteste el teléfono, haga el esfuerzo de ser lo más profesional y agradable posible. Por ejemplo, si sus compañeros de trabajo o su empleador lo llaman, diga: "Aquí, Jean Poisson. En que te puedo ayudar "
   • Si trabaja en una organización grande con varios departamentos, especifique el nombre de su departamento o departamento en su saludo. Diga: "Aquí Jean Poisson del departamento comercial. ¿Qué puedo hacer por ti? "
   • Al contestar una llamada telefónica desde una línea externa, ingrese el nombre de su empresa, incluso si cree que su jefe puede estar llamándolo. Por ejemplo, diga "¡hola! Aquí ABC Service, Jean Poisson al dispositivo. En que te puedo ayudar "

3. 
   

   
   Trague la comida o escupe su chicle. Hazlo mejor antes de levantar el teléfono, pero si no puedes hacerlo a tiempo, termina la acción de la manera más discreta y silenciosa posible. Hablar con chicle o comida en la boca es inapropiado y da una mala imagen de sí mismo. Mejor se dará cuenta el interlocutor.

4. 
   

   
   
   
   Hable clara y directamente al micrófono. Esto lo ayudará a evitar problemas de comunicación entre usted y su supervisor, que pueden causar problemas más adelante. Además, su jefe se sentirá frustrado si tiene problemas para comunicarse con usted debido a un problema de sonido o mala calidad de audio.
   • También recuerde sonreír al contestar y hablar por teléfono. La mayoría de las personas que llaman, incluido su jefe, sabrán que está sonriendo con su voz y tono. Esto tendrá un efecto positivo en su jefe, especialmente si trabaja en una industria relacionada con ventas y servicio al cliente.

5. 
   

   
   Dale toda tu atención. Tenga mucho cuidado al hablar por teléfono con su jefe. Detén todo lo que hagas, incluso si es una tarea que te había encomendado anteriormente. Esté preparado para escuchar lo que tiene que decirle.
   • En general, evite distraerse por factores externos al comunicarse con su jefe. Por ejemplo, si uno de sus colegas entra a su oficina mientras está hablando por teléfono, dígale con un gesto cortés que no puede hablar con él en este momento.

Parte 2 Discutir con su supervisor

1. 
   

   
   Toma notas Tome su cuaderno y esté listo para tomar notas cuando chatee con él. Hacer esto le permitirá estar listo en cualquier momento para anotar cualquier información importante que le gustaría comunicarle durante la conversación, como: horas, fechas, direcciones o instrucciones para una tarea específica. Esto también le permitirá escribir todas las preguntas importantes que le gustaría hacerle a cambio.
   • Recuerde siempre tener en su escritorio, en un cajón superior o en un lugar de fácil acceso, un bloc de notas y un bolígrafo. Tener una computadora portátil cerca le permitirá registrar información importante cada vez que atienda una llamada telefónica programada o no planificada.
   • Si no tiene una libreta a mano, pero siéntese frente a su computadora, abra una página en blanco o un documento de Word y tome notas como si estuviera usando una libreta. Sin embargo, tenga en cuenta que él podrá escucharlo escribir, así que tenga mucho cuidado y escuche con atención para que no se pregunte si los sonidos de su teclado están realmente relacionados con su conversación.

2. 
   

   
   Mantén la calma Respira profundamente y con calma por unos momentos y bebe un poco de agua según sea necesario para calmarte. Es fácil reconocer a una persona ansiosa por teléfono, especialmente si está respirando con dificultad o tiene una voz temblorosa y vacilante. Mantener la calma también te ayudará a sentirte más seguro y controlar la situación.
   • Si sabe que su empleador lo llamará pronto, libérese de la ansiedad caminando un poco antes de recibir su llamada. Levántate y camina un poco en tu oficina o servicio, te ayudará. Solo asegúrese de regresar a tiempo para la llamada.
   • Si siente la necesidad de calmarse rápidamente antes o durante la llamada, respire profundamente. Inhale lo más lentamente posible por la nariz durante cuatro o cinco segundos. Mantenga la respiración por otros tres segundos, luego exhale suavemente por otros cuatro a cinco segundos. La inhalación de oxígeno lo ayudará a aliviar la tensión y le permitirá despejarse la cabeza.

3. 
   

   
   Practica la escucha activa todo el tiempo. Como él no te habla a la cara, es importante que entiendas claramente todo lo que te dice por teléfono. No dudes en pedirle que repita y explique cosas que no has escuchado o entendido.
   • De hecho, solicite aclaraciones o confirme algunos detalles de vez en cuando, incluso si comprende sus instrucciones. Solo trata de resumir tus instrucciones con tus propias palabras antes de colgar. Al practicar la escucha activa, le demostrará que lo escucha asiduamente y que es profesional.

4. 
   

   
   Contéstale brevemente. No rodee el arbusto, vaya directo al grano y responda directamente. Esto da la impresión de que está bien preparado y permitirá que su jefe se concentre en el propósito de su llamado sin distraerse demasiado. En la mayoría de los casos, su empleador está muy ocupado y solo lo llama porque quiere obtener información específica de usted. A menos que él te pida específicamente que le des todos los detalles, dale exactamente lo que quiere.
   • Una vez más, esto no significa que no deba solicitar aclaraciones si es necesario. Su empleador ciertamente está muy ocupado, pero es mejor pasar 60 segundos más ahora haciendo su pregunta que tener que pasar horas corrigiendo sus errores con su jefe. Si tiene muchas preguntas que hacer, pero no tiene suficiente tiempo, pregúntele a su líder si puede acercarse a un colega en particular o consulte un documento escrito para estar más informado.

5. 
   

   
   Haz gestos verbales. Haz esto durante toda la conversación. Los asentimientos verbales son declaraciones como "sí", "de acuerdo", "entiendo" y "veo". Todos muestran que lo estás escuchando activamente.
   • Por supuesto, estos asentimientos verbales deben hacerse en los momentos apropiados durante la conversación. Espere un descanso después de una instrucción o explicación antes de hacerlo.

6. 
   

   
   Tener una actitud positiva durante toda la llamada. Tener una actitud positiva y dinámica le muestra a tu jefe que eres seguro, competente y que no temes enfrentar los desafíos de trabajar. Por ejemplo, si él lo llama para discutir un problema, hable con él sobre las posibles soluciones que puede implementar.
   • Sea lo más receptivo posible incluso si está criticando su trabajo o actitud. Acepte la crítica resumiéndola con sus propias palabras, luego discuta cómo solucionarla. Puede expresar honestamente sus preocupaciones sobre el camino a seguir en el futuro, pero evite excusas por errores o problemas pasados.
   • Formula tu oración usando el pronombre "I" en lugar de "tú" cuando quieras expresar tus preocupaciones o explicar problemas pasados. Esto permitirá que su líder no se ponga a la defensiva, le responda negativamente o con un golpe de ira. Por ejemplo, si él lo llama para discutir con usted sobre una tarea que no pudo terminar a tiempo, diga: "Tuve problemas para reunir la información necesaria" en lugar de decir "usted no me dio la información necesaria a tiempo ".

7. 
   

   
   Dale las gracias. Recuerde agradecer a su chef por tomarse el tiempo de llamarlo. Aunque él fue quien te llamó, y no al revés, agradecerle por llamarte es una excelente manera de mostrarle tu agradecimiento por el tiempo que te ha dado. Por ejemplo, diga: "Sé que tiene un día ocupado, gracias por tomarse el tiempo de llamarme. "
   • Haga esto cada vez que su supervisor lo llame, y especialmente cuando lo haga para expresar una preocupación, criticar su trabajo o explicar un proyecto. El objetivo es mostrarle lo ansioso que está por cumplir las tareas que se le han encomendado, y agradecerle por el tiempo que le ha brindado es una forma de reconocer que su llamado lo ayudará a hacer bien el trabajo.

Parte 3 Responder una llamada telefónica fuera del horario laboral

1. 
   

   
   Responda la llamada si es posible. Si su jefe lo llama después de las horas de trabajo, responda y hable con él si no interfiere con sus otras prioridades. Hacer esto es aún más importante si ha estado en esta posición por menos de seis meses.
   • Su disposición a comunicarse con su jefe después del horario comercial habitual mostrará cuán dedicado está a su negocio y su trabajo.
   • Si no puede contestarle cuando lo llame, fírmelo tan pronto como pueda. Idealmente, debería escuchar la voz que le queda y volver a llamar lo antes posible. Dependiendo de la cultura de la empresa y la naturaleza de la llamada, debería poder enviar un correo electrónico o un correo electrónico para explicar por qué no podía atender su llamada si no puede devolverle la llamada.

2. 
   

   
   Revisa tu cultura corporativa. En algunas empresas, el empleador requiere que el empleado se mantenga en contacto por teléfono y correo electrónico, independientemente de la hora o el día. Si bien esto puede parecer injusto, aún tendrá que aceptarlo como parte de la cultura de su empresa si desea continuar trabajando en ello.
   • Si no sabe qué reglas seguir, acérquese a sus colegas. Puede aprender que puede esperar unas horas antes de responder o que todos responden de inmediato. Encuentre la información correcta y aplíquela.

3. 
   

   
   Mantente positivo y actúa de acuerdo con la situación. Siempre sea cortés y positivo cuando escuche a su empleador, incluso fuera del horario laboral. Dicho esto, debe analizar cada situación individualmente antes de decidir cómo responder a ella.
   • Por ejemplo, si su empleador lo critica o le da instrucciones sobre un trabajo, tome notas durante la conversación, pero no dude en continuar sus actividades extraprofesionales una vez que finalice la llamada. Si la tarea que le ha encomendado no es urgente, puede dejarla de lado y llevarla a cabo durante las horas normales de trabajo.
   • Por otro lado, si se trata de una emergencia, debe ponerse al mismo tiempo y resolver el problema sin perder un segundo, de acuerdo con los deseos de su jefe.

4. 
   

   
   Evalúa tu satisfacción laboral. Su jefe no puede esperar razonablemente que esté disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Sin embargo, no hay garantía de que sus expectativas sean razonables. Si su jefe lo llama regularmente después del horario de atención y le hace sentir incómodo o ansioso, considere buscar otro trabajo.
   • Apague su teléfono celular si sabe que su empleador lo llamará después del horario de atención, pero a menos que esté sindicalizado, probablemente pueda ser despedido en cualquier momento. Su jefe puede retractarse si se da cuenta de que no está respondiendo sus llamadas después de las horas de trabajo o que lo está enviando de regreso para esto.