Cómo llenar un recibo

Contenido

• etapas
• Parte 1 Completando un recibo
• Parte 2 Comprender la lealtad y los elementos clave de un recibo

Un recibo es un acuse de recibo por escrito que certifica que se ha recibido una suma de dinero o un bien específico. Si dirige un negocio o realiza una venta, se le recomienda tener un recibo que usted y su comprador puedan usar para mantener sus cuentas. Por lo tanto, el recibo se considerará como un contrato entre el comprador o el vendedor y usted, y también le permitirá realizar un seguimiento de los diversos gastos que realice.

etapas

Parte 1 Completando un recibo

1. 
   

   
   Compre recibos de papel carbón para acelerar el proceso. Si completa sus recibos a mano, considere comprar un bloque de recibos de papel carbón. Gracias a esto, al completar un recibo, tendrá dos copias que estarán listas, una para usted y la otra para el cliente.
   • Los recibos de papel carbón también suelen etiquetarse y llevan la información requerida para un recibo en efectivo. De lo contrario, presentarán una plantilla que puede llenar de forma clara y correcta.

2. 
   

   
   Complete todos los recibos escritos a mano con un bolígrafo de tinta negra. Para asegurarse de que su recibo sea legible, debe completarlo con un bolígrafo de tinta negra. Su recibo debe ser un registro permanente y para hacer esto, debe evitar llenarlo con un lápiz o lapiceros de tinta de colores que pueden desvanecerse con el tiempo.
   • Al llenar un recibo a mano, asegúrese de describirlo gordo y legible para que sea más fácil de leer. Si está utilizando recibos de papel carbón, presione la punta del bolígrafo mientras escribe para que la tinta aparezca en la segunda o tercera copia.

3. 
   

   
   
   
   Usa un sello. Puede usar un sello impreso de su empresa o recibos en blanco preimpresos con el nombre de su empresa. Para dar un carácter más formal a los recibos, debe colocar el sello de su empresa. También tiene la opción de usar recibos preimpresos que lleven el logotipo y el nombre de su empresa. Esto indicará claramente al cliente que los productos provienen de su compañía o compañía, y es una referencia útil si el recibo se va a usar en el futuro.

4. 
   

   
   Integre toda la información necesaria para los recibos de ventas. Ya sea que complete un recibo a mano o cree una copia en un documento en una computadora, deberá asegurarse de incorporar elementos básicos como:
   • los detalles del vendedor
   • los detalles del comprador
   • la fecha en que se realizó la transacción
   • los detalles sobre el producto
   • el monto de la transacción
   • la forma de pago
   • la firma del vendedor y la del comprador

5. 
   

   
   
   
   Asegúrate de tener toda la información. Verifique que tenga toda la información requerida para un recibo de alquiler. Un recibo de alquiler es necesario para un inquilino si este último paga en efectivo o con un cheque bancario y desea realizar un seguimiento de estos pagos. También es útil para el propietario porque sirve como evidencia de la renta cobrada. Además, algunos países requieren que los propietarios emitan recibos de alquiler a los inquilinos. Si está tratando de emitir un recibo de alquiler para su inquilino o arrendador, debe asegurarse de que contenga la información básica a continuación:
   • la suma total de la renta pagada
   • la fecha en que se realizó el pago
   • el nombre completo del inquilino
   • el nombre completo del dueño
   • dirección de la vivienda de alquiler
   • el período de pago del alquiler
   • El método de pago utilizado (cheque, efectivo, etc.)
   • la firma del inquilino y la del propietario

6. 
   

   
   Recuerde imprimir una copia del recibo gratis. Si desea crear recibos impresos para su empresa o negocio, tenga en cuenta que hay varias copias de recibos que están disponibles gratuitamente en Internet. Simplemente imprímalos y séllelos con el nombre de su empresa para personalizarlos para sus transacciones diarias.

Parte 2 Comprender la lealtad y los elementos clave de un recibo

1. 
   

   
   Comprender la validez de un recibo. Los recibos son muy importantes porque le permitirán realizar un seguimiento de sus ingresos a efectos fiscales. Guarde todos sus recibos, especialmente si tiene un negocio, ya que tendrá que justificar sus gastos en sus ingresos fiscales. Si es responsable de una empresa, deberá emitir un recibo a sus clientes y la mayoría de las empresas le proporcionarán un recibo por sus compras.
   • Cuando compra artículos caros u ofrece servicios caros, es absolutamente importante que reciba un recibo. De hecho, es una medida de precaución que, en caso de problemas legales relacionados con la transacción, ambas partes pueden mostrar el recibo como evidencia ante el tribunal.

2. 
   

   
   Tenga en cuenta que generalmente hay cuatro tipos de recibos. Teóricamente, podría completar un recibo por casi todas las transacciones que realice, ya sea su renta, servicios de jardinería o cortes de cabello. Generalmente hay cuatro tipos de recibos que se le emitirán al menos una vez cuando realice ventas o compras.
   • Un recibo de pago: para procesar una transacción, la persona que vende un artículo emitirá un recibo de pago. Este último debe incluir una referencia, la fecha de emisión y el monto recaudado. Si el pago se realizó en efectivo, debe haber una nota que indique eso. Sin embargo, si el pago se realiza mediante cheque o giro postal, debe haber una referencia al número de giro postal o al número del cheque. En el caso de que la transacción se haya pagado con una tarjeta de crédito, debe mencionarse el tipo de tarjeta utilizada (Visa, MasterCard, Skrill) y los últimos cuatro dígitos de esta última.
   • Un recibo médico: esta es una factura que justifica la compra de productos médicos como medicamentos, una receta o un instrumento quirúrgico. Este tipo de recibo debe incluir detalles como el código de diagnóstico, la fecha y hora de la consulta y la cantidad total de dinero pagado.
   • Un recibo de ventas: ciertamente recibirá este tipo de recibo cada vez que realice compras y, si dirige una empresa, emitirá un recibo de ventas a un cliente una vez que entregue los productos en cuestión. El recibo se utilizará como comprobante de compra y debe incluir detalles como la fecha en que se realizó la venta, el monto recaudado, el nombre y el precio de los productos y la identidad de la persona que gestionó la transacción.
   • Un recibo de alquiler: su propietario emitirá este tipo de recibo al inquilino. Servirá como prueba de que el inquilino ha pagado el alquiler y debe incluir los nombres del propietario y el inquilino, la dirección del apartamento alquilado, el período de facturación, el monto del alquiler, así como las fechas de entrada en vigencia y vencimiento del contrato de arrendamiento. .
   • Si vende o compra accesorios en línea, hará o recibirá un recibo electrónico. Los recibos electrónicos son, de hecho, recibos digitales que contienen la misma información disponible en un recibo de pago ordinario y justifican la compra de productos o accesorios hechos en Internet.

3. 
   

   
   Comprender los elementos clave de un recibo de cliente y proveedor. A los fines de este artículo, nos centraremos en los recibos de pago intercambiados entre un proveedor y un cliente. Como proveedor de un servicio o producto, deberá emitir un recibo que contenga la información esencial.
   • Datos de contacto del proveedor: en este nivel, debe haber en la parte superior del recibo el nombre del proveedor (o el de su empresa), su dirección, su número de teléfono o su dirección. También debe tener cuidado de incluir el nombre del gerente de la tienda o el propietario de la empresa o empresa.
   • Información de contacto del proveedor: Esto incluye el nombre completo del cliente o lacado.
   • La fecha de la transacción: este es el día, el mes y el año en que se realizó la transacción. Esta información será útil durante los procedimientos fiscales.
   • Detalles del producto: en este nivel, debe escribir una breve descripción de los servicios ofrecidos o los productos vendidos, incluido el nombre, la cantidad, la referencia del producto y cualquier otra información que identifique el producto. Este último artículo será muy útil si tiene que recordar la venta en el futuro.
   • El monto de la transacción: Desglose el monto total de la transacción presentando el precio inicial del producto, el impuesto, los costos de mano de obra y cualquier promoción o descuento realizado. Esta descomposición de precios validará aún más la venta y la hará única.
   • Método de pago: notifique el método de pago utilizado por el cliente. Esto puede ser en efectivo, con cheque, con tarjeta de débito o crédito.
   • La firma del proveedor y el cliente: una vez que el recibo ha sido preparado o impreso y el cliente ha pagado, ahora debe colocar en la parte inferior del recibo una nota "pagada" y pedirle al cliente que firme su firma. También puede firmar una copia de su recibo para su conveniencia y guardarlo en sus registros.