Cómo escribir un informe de progreso

Contenido

• etapas
• Parte 1 Comienza el proceso
• Parte 2 Escribir el informe
• Parte 3 de 3: Evitar errores comunes

Los informes de progreso son muy importantes para gestionar un proyecto profesional o académico. Además, lo ayudarán a informar mejor a sus superiores, sus colegas o sus clientes sobre el progreso del proyecto que realiza. Su informe debe especificar el trabajo realizado y los pasos que deben seguirse para completar el proyecto.

etapas

Parte 1 Comienza el proceso

1. 
   

   
   Determine el propósito de su informe. Alguien puede pedirle que describa un informe de progreso por varias razones. Obviamente, y en la mayoría de los casos, es para mostrar el progreso que ha realizado al completar un proyecto específico. Sin embargo, deberá considerar su objetivo un poco más cerca.
   • Un informe sobre el progreso de un programa o proyecto de investigación será ligeramente diferente de un informe sobre un proyecto profesional. En este caso, se le pedirá que brinde información sin tener necesariamente en cuenta otros elementos como los costos, pero este no es siempre el caso.
   • Un informe a un cliente será diferente de un informe escrito para un superior. En cualquier caso, deberá considerar las razones para escribir su informe.

2. 
   

   
   
   
   Determina tus lectores. Cuando haya establecido el objetivo de su informe, deberá elegir la información que necesitan sus lectores para incluirla en su correo electrónico. El plan del informe de progreso será prácticamente el mismo, independientemente del tema presentado. Sin embargo, deberá considerar las particularidades de su proyecto.
   • ¿Cuáles son las relaciones de sus lectores con el proyecto? ¿Cuál es el impacto del proyecto en ellos? Por ejemplo, este impacto será diferente si es su superior o un cliente.
   • Imagine la decisión que tomarán los lectores después de leer su informe. Por ejemplo, puede haber logística, financiación o plazos.
   • Determine qué información necesitarán sus lectores para participar en el proyecto y sígala de manera efectiva. ¿Cuáles son los aspectos técnicos que sus lectores necesitan saber? ¿Están acostumbrados a la jerga utilizada en la actividad en cuestión?

3. 
   

   
   
   
   Encuentre la mejor manera de comunicarse con su audiencia. Un informe de progreso no es solo un documento escrito que le pasa a su supervisor o maestro. Puede tomar varias formas, según sea el caso.
   • Un informe de progreso podría ser una presentación oral realizada durante una reunión de trabajo semanal o mensual.
   • También puede tomar la forma de un correo electrónico enviado regularmente a colegas.
   • También puede decidir escribir una memoria y dirigirse a su supervisor.
   • Por lo general, redactará un informe oficial para un cliente o agencia gubernamental.

4. 
   

   
   Consulte con su chef. A menos que ya haya escrito este tipo de informe y en este caso sepa todo sobre el problema, intente obtener la máxima información de sus superiores. Su empresa puede requerir una presentación específica, en cuyo caso debe cumplir.

5. 
   

   
   Elige el tono del informe. Todos los informes de progreso no son necesariamente formales. En realidad, los informes internos a colegas o supervisores directos a menudo se escriben en un tono relajado. Es por eso que tendrá que consultar con su líder sobre lo que espera de su informe.
   • Si se trata de un informe a un cliente o al comité de revisión de tesis, se recomienda adoptar un tono formal.
   • Sin embargo, un tono formal o informal no importa, porque lo principal es ser claro, preciso y honesto.

Parte 2 Escribir el informe

1. 
   

   
   Elija la presentación de su documento. Antes de comenzar a escribir, deberá elegir una presentación adecuada y establecer el contenido y el tono de su informe.
   • Puedes usar una lista con viñetas. Este método le permite presentar su información de manera clara. El lector podrá navegar fácilmente por su correo electrónico para obtener la información necesaria. Sin embargo, dicha lista puede carecer de formalismo en el caso de un informe provisional. Por lo tanto, si el informe es para sus líderes de línea, es mejor usar un resumen. Pero, si se comunica con sus colegas, opte por un correo electrónico.
   • También recuerde incluir cuadros o tablas. Esto es particularmente relevante si está escribiendo un informe de progreso de un proyecto para el que está tratando de obtener fondos o si está tratando de justificar al lector los fondos que ha recibido.

2. 
   

   
   Organiza tu e en párrafos. Un buen informe de progreso debe ser lo más claro posible. Es mejor dividir su e en párrafos, para agrupar información sobre la misma pregunta.
   • Para aclarar su correo electrónico, piense en agregar subtítulos, para que sus lectores tengan una idea sobre el contenido de cada sección. Si un punto es de particular interés para ellos, podrán acceder a él directamente.

3. 
   

   
   Escribe el título. Generalmente, el título se coloca en la parte superior de la primera página, si presenta su documento en las páginas siguientes. Nuevamente, esto dependerá de las reglas de presentación hechas por su empresa o universidad. Por lo tanto, haga las verificaciones necesarias a su debido tiempo.
   • El título debe incluir la fecha, es decir, la fecha de presentación del informe, el nombre y la función del destinatario, el nombre del autor, su función y el propósito del informe.

4. 
   

   
   Ingrese la introducción. Esta sección viene después del título. A menudo, se puede poner en cursiva para diferenciarlo del resto e. Sirve para dar una visión general del proyecto y su progreso. Presentará el progreso y los objetivos alcanzados.
   • Asegúrese de incluir el tema del informe. También presente el proyecto, recordando que es una actualización de su progreso.

5. 
   

   
   Escribe el cuerpo de tu e. Esta parte se puede dividir en secciones y subsecciones. De hecho, es esencialmente solo una introducción más detallada. Examina el contenido y dale cuerpo.
   • Especifique las tareas completadas desde el último informe, así como las que están en progreso.
   • Analice los problemas encontrados, las preguntas a responder y las soluciones que se pueden retener.
   • Evoque y justifique los cambios que ocurrieron durante el proyecto.
   • También es posible que desee incluir otros elementos, como la rotación de personal, los costos excesivos, los retrasos, la dificultad para obtener documentos o problemas informáticos y de seguridad.

6. 
   

   
   Siga los siguientes pasos del proyecto. Esta sección es parte del cuerpo del informe. Servirá para informar al lector sobre las fases restantes del proyecto. No olvide mencionar los problemas que pueden afectar el presupuesto, la gestión o la fecha límite para la finalización del proyecto.
   • Sobre todo, no ignore ningún cambio en la fecha límite del proyecto.
   • Evite diluir los problemas. Sin embargo, no se preocupe innecesariamente por el lector y no haga promesas que no podrá cumplir.

7. 
   

   
   Ingrese el número total de horas trabajadas. Tendrá que mostrar cuánto tiempo pasaron usted y su equipo, si tiene uno, en el proyecto. Tus lectores sabrán que trabajaste duro, ya sea tu gerente de línea, tus clientes o una agencia gubernamental que podría darte dinero.

Parte 3 de 3: Evitar errores comunes

1. 
   

   
   Tenga cuidado de no desviarse de su tema. Su escritura será correcta siempre que respete los puntos descritos anteriormente. Esfuércese por no alejarse del tema tratando problemas marginales, incluso si son interesantes.
   • Por ejemplo, si su proyecto es para la organización voluntaria de un evento artístico, puede sentirse tentado a emprender un análisis de los fondos deplorables del estado de las artes, pero en realidad no lo ayudará a identificar el progreso de su proyecto.

2. 
   

   
   Se simple. Un informe intermedio tiene como objetivo presentar el progreso que ha realizado, sin ahogar al lector en una corriente de palabras e ideas superfluas. Todo lo que necesita hacer es centrarse en el progreso del proyecto, los pasos que deben seguirse y los cambios que deben realizarse.
   • Dependiendo del destinatario del informe, es posible que se le solicite que no exceda un cierto número de palabras. Una buena regla es presentar la información necesaria de la manera más concisa posible.

3. 
   

   
   Evita ser demasiado vago. Asegúrese de aclarar el estado actual del proyecto. Por ejemplo, evite decir algo como "estamos progresando para financiar nuestro evento artístico". En su lugar, presente su información de una manera más explícita: "Gracias a las dos donaciones de € 5,000 otorgadas por estas diferentes instituciones, solo necesitamos € 2,000 para alcanzar nuestra meta, que se ha establecido en € 12,000".

4. 
   

   
   Eliminar expresiones expansivas. Recuerde, desea escribir un informe claro y conciso. Obviamente, trate de no saturar su correo electrónico con expresiones que no agreguen nada al informe. Por ejemplo, términos como "desastre total" o "éxito abrumador" son demasiado emocionales o demasiado vagos para ser incluidos en un informe a un cliente o director.

5. 
   

   
   Cita tus fuentes. Identifique adecuadamente las fuentes externas de información, datos y gráficos incrustados en su informe. Puede agregar una página donde indicará estas fuentes.