Cómo escribir un plan de gestión de cambios

Contenido

• etapas
• Método 1 Escriba un plan para administrar los cambios organizacionales
• Método 2 Realizar un seguimiento de los cambios en el proyecto

Hay dos tipos de planes de gestión de cambios. Uno aborda el impacto de los cambios en una organización y facilita la transición. El segundo ayuda a rastrear los cambios en un solo proyecto, creando un registro claro de los cambios en los productos o el alcance del proyecto. Estos planes consisten en comunicar lo que debe hacerse de manera clara y precisa.

etapas

Método 1 Escriba un plan para administrar los cambios organizacionales

1. 
   

   
   Muestre los motivos de los cambios a realizar. Enumere los factores que llevaron a la decisión de realizar cambios, como el bajo rendimiento, las nuevas tecnologías o un cambio en la misión de la organización.
   • Un enfoque es describir el estado actual del negocio y la situación futura que este plan pretende crear.

2. 
   

   
   Definir la naturaleza y el alcance de los cambios. Describa brevemente la naturaleza esperada del proyecto. Determine si esto afectará puestos, cambios de proceso, cambios de política o estructura organizacional. Enumere departamentos, grupos de trabajo, sistemas o cualquier otro componente que pueda estar sujeto a ajustes.

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   Describa el apoyo de los interesados. Haga una lista de todas las partes interesadas involucradas en el plan, por ejemplo, la sucursal, el jefe de misión, el proponente, los consumidores o los empleados afectados por el cambio. Para cada una de estas partes, especifique si la parte interesada apoyará los cambios a realizar.
   • Recuerde elaborar una tabla que pueda explicar esta información de manera clara y sucinta. Para cada parte afectada, evalúe el nivel de prioridad (alto, medio o bajo) de los siguientes datos: conciencia, nivel de apoyo, influencia.
   • Si es posible, realice entrevistas individuales para evaluar el apoyo de las partes interesadas.

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   Crea un equipo. Este equipo será responsable de comunicarse con todas las partes interesadas, escuchar diversas inquietudes y garantizar que la operación se realice en las mejores condiciones posibles. Elija personas que sean muy creíbles en el negocio y que tengan buenas habilidades de comunicación.
   • Debe contratar a un promotor de la alta gerencia. Haga hincapié en que será un trabajo activo para fomentar el cambio, no solo para aprobar el plan.

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   Desarrollar un enfoque con la gerencia. Recibir todo el apoyo de la empresa es esencial para el éxito de la operación. Permita que todos los gerentes superiores comenten los cambios y colaboren entre sí para desempeñar un papel activo en este proyecto.

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   Haz un plan para cada actor. Para cada parte interesada, incluidos los que apoyan el proyecto, evalúe los riesgos y los problemas involucrados. Confíe al equipo a cargo la tarea de abordar estas preocupaciones.

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   Crea un plan de comunicación. La comunicación es el elemento clave de este proceso. Comuníquese con frecuencia con todas las partes involucradas. Reforzar las razones detrás de los cambios a realizar y los beneficios que se derivarán de ellos.
   • Los actores deben recibir una comunicación bidireccional uno a uno. Las reuniones cara a cara son esenciales.
   • La comunicación debe provenir de un promotor de la gerencia principal, el supervisor directo de cada empleado y cualquier otro portavoz en quien confíen los actores. Todas las comunicaciones deben pasar un coherente.

8. 
   

   
   Presta atención a cualquier resistencia. Siempre hay resistencia al cambio. Esto ocurre a nivel individual y, por lo tanto, debe comunicarse personalmente con las partes interesadas para descubrir la causa de estas resistencias. Preste atención a las quejas para que el equipo de gestión pueda remediarlas. Estas preocupaciones generalmente incluyen los siguientes puntos.
   • Sin motivación, ni sentido de urgencia.
   • No se comprende la situación general o las razones de la necesidad de cambios.
   • Falta de participación en el proceso.
   • Incertidumbre sobre la estabilidad laboral, los roles futuros o los requisitos y habilidades requeridos para futuros puestos.
   • Una falla de la gerencia para cumplir con las expectativas con respecto a la implementación de cambio o comunicación.

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   Toma los obstáculos. Debe responder a las reclamaciones fortaleciendo la comunicación o cambiando la estrategia. Otros reclamos pueden requerir enfoques complementarios, que puede incluir en su plan o externalizar al equipo de gestión. Examine cuál de estas opciones es la mejor para su organización.
   • Para cualquier cambio en puestos o procesos, haga de la capacitación de los empleados una prioridad.
   • Si está planeando un período de transición lo más sencillo posible, programe reuniones o aumente los beneficios para los empleados.
   • Si las partes interesadas no están motivadas, ofrézcales incentivos.
   • Si se sienten desconectados del proyecto, organice una reunión para recopilar comentarios y revisar cualquier cambio en el plan.

Método 2 Realizar un seguimiento de los cambios en el proyecto

1. 
   

   
   Definir los roles. Enumere los roles que se asignarán a cada uno para este proyecto. Describa las responsabilidades y habilidades requeridas para cada rol. Por lo menos, delegue un Chef de Mission para implementar los cambios diariamente, así como un promotor para rastrear todo el progreso y tomar decisiones importantes.
   • Para grandes proyectos en una gran corporación, es posible que deba dividir los roles entre varias personas con conocimiento especializado.

2. 
   

   
   Establecer una comisión de control. Los proyectos de TI generalmente incluyen una comisión de control de cambios compuesta por representantes de cada grupo de partes interesadas. Esta comisión será responsable de aprobar las solicitudes, en lugar del jefe de la misión, y de comunicar las decisiones a las partes interesadas. Este enfoque es muy adecuado para proyectos con varias partes interesadas y puede requerir una reevaluación frecuente de los objetivos centrales.

3. 
   

   
   Cree un proceso para aplicar las solicitudes. Una vez que un miembro del equipo identifica el progreso, ¿cómo pasa de la idea a la realidad? Describa este proceso aquí, según lo acordado por el equipo. Así es como podría verse.
   • Los miembros del equipo deben completar un formulario de solicitud y enviarlo a la Autoridad del Proyecto.
   • El HOM debe ingresar la información del formulario en el registro de solicitudes y actualizar este registro a medida que las solicitudes se consideran o rechazan.
   • El gerente pide a los miembros del equipo que escriban un plan más específico y estimen el esfuerzo requerido.
   • El jefe de misión envía el plan al promotor para su posible adopción.
   • Los cambios han sido realizados. Las partes interesadas son frecuentemente informadas del progreso.

4. 
   

   
   Crea un formulario de solicitud. Los siguientes datos deben incluirse en el formulario y deben ingresarse en el registro de cambios.
   • La fecha de la solicitud de cambio.
   • El número de solicitudes asignadas por el gerente del proyecto.
   • Título y descripción.
   • El nombre, correo electrónico y número de teléfono de la persona que completa el formulario.
   • La prioridad dada a cada solicitud (alta, media o baja). Para cambios urgentes, es posible que necesite plazos específicos.
   • Número de producto y versión (para proyectos de TI)

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   Añadir información adicional. El registro de cambios también debe ser capaz de dar seguimiento a las decisiones tomadas y monitorear de cerca su implementación. Además de la información de los formularios de solicitud, deberá reservar espacio para:
   • aprobación o rechazo de solicitudes,
   • la firma de la persona que aprobará o rechazará las solicitudes,
   • el plazo para implementar los cambios,
   • las fechas en que finalizarán los cambios.

6. 
   

   
   Seguimiento de decisiones importantes Además del registro de cambios, el proyecto podría beneficiarse de un registro de decisiones importantes. Esta declaración puede facilitarle el trabajo a largo plazo o ayudarlo a realizar un seguimiento de los proyectos que han tenido algunos cambios en la administración. Este archivo también puede servir como guía de comunicación para clientes u órganos de gobierno. Para cada cambio realizado a tiempo, el alcance o los requisitos del proyecto, los niveles de prioridad o la estrategia a adoptar, incluyen la siguiente información.
   • Iniciador de proyecto.
   • La fecha en que se tomó la decisión.
   • Un resumen de las razones detrás de la decisión y el enfoque utilizado para llegar a ellas. Incluya todos los documentos relevantes en el proceso.