Cómo manejar cuentas por cobrar

Contenido

• etapas
• Parte 1 Definición de prácticas de crédito
• Parte 2 Clientes de factura
• Parte 3 Seguimiento de cuentas por cobrar
• Parte 4 Aplicar métodos de contabilidad de cuentas por cobrar

Si posee una entidad de crédito y proporciona crédito a sus clientes, es importante definir los procedimientos para las cuentas por cobrar comerciales. El crédito al cliente es cuando usted le permite a su cliente recibir un servicio o inmediatamente tomar posesión de un producto a cambio de la promesa de pagarle más tarde. En otras palabras, le permite tomar posesión de sus productos incluso antes de que le paguen. Si acepta tarjetas de crédito, la empresa emisora ​​gestiona los riesgos. En el caso de que los clientes tengan que pagar con cheque o en efectivo, debe verificar los pagos y gestionar los riesgos. El manejo de las cuentas por cobrar comerciales consiste en establecer procedimientos para prestar crédito, generar facturas, mantener los estados de pagos vencidos y recibidos y llevar a cabo funciones contables.

etapas

Parte 1 Definición de prácticas de crédito

1. 
   

   
   Desarrollar un procedimiento de solicitud de crédito. Determine si desea otorgar crédito a individuos o solo a empresas. Solicite a todos sus clientes que completen una solicitud para evaluar su solvencia. Verifique las cuentas de todos los solicitantes de crédito.
   • Las personas deben proporcionar su nombre, información de contacto, información de empleo y número de seguro social.
   • Las empresas deben proporcionar su nombre comercial, información de contacto de su departamento de contabilidad, historial crediticio de otras compañías y los nombres de sus directores.

2. 
   

   
   Establecer las condiciones generales de venta. Desarrolle un documento que explique sus necesidades y las obligaciones del cliente. También especifique la fecha de vencimiento de los pagos. Por ejemplo, puede indicar que los pagos deben realizarse dentro de los 30 días posteriores a la compra. Especifique la cantidad de interés pagadero por pago atrasado. Indique que el cliente tendrá que pagar los honorarios por los cheques devueltos o el cobro de deudas.
   • Los solicitantes de crédito deben poder firmar el formulario para confirmar que han leído y entendido las cláusulas.

3. 
   

   
   
   
   Respetar las leyes de crédito al consumo. El crédito al consumo es un contrato mediante el cual un prestamista pone a disposición de un prestatario (ya sea personas físicas o jurídicas) una suma reembolsable de dinero para financiar las compras de bienes y servicios. En Francia, la ley Lagarde ha reformado el crédito al consumo para proteger a los consumidores. Esta ley también impone nuevas obligaciones a los prestamistas. Aquí hay algunas disposiciones que establece esta ley.
   • Los prestamistas no deben anunciar de ninguna manera que el crédito mejora la situación del cliente.
   • El prestamista es libre de elegir el seguro que más le convenga.
   • Las instituciones de crédito deben verificar la solvencia del prestatario y asegurarse de que el prestatario no esté registrado en el archivo FICP.
   • Para obtener más información sobre las leyes que rigen el crédito al consumo, consulte este artículo.

Parte 2 Clientes de factura

1. 
   

   
   
   
   Comprende qué es una factura. Una factura es un documento que un comprador recibe de un vendedor en el momento de la venta. Detalla los productos y servicios que se han vendido, su costo y la fecha en que se espera el pago. La factura es diferente del recibo. Se emite un recibo de compra solo si el cliente paga en su totalidad al momento de la compra. Si paga en una fecha posterior o de manera escalonada, debe emitirle una factura.
   • La factura es diferente del extracto. Se envía un estado de cuenta al cliente con una o más facturas actuales y especifica el monto total adeudado. Su función principal es simplificar el proceso de facturación.

2. 
   

   
   Elige tu método de facturación. Tiene dos opciones disponibles: puede emitir las facturas usted mismo o contratar a una empresa para que lo haga. Si recién estás comenzando, hazlo tú mismo. Podrá profundizar su conocimiento sobre las finanzas de su empresa. Más tarde, puede asignar esta tarea a otra persona.

3. 
   

   
   Incluya toda la información relevante en la factura. Escriba claramente la palabra factura. Incluya información para identificar al cliente y los productos o servicios que se proporcionaron. No olvide indicar claramente su nombre, el nombre de su unidad de negocios y la dirección a la que los clientes deben enviar los pagos.
   • Asigne un número único a cada factura.
   • Indique claramente la fecha.
   • Indique el nombre y la dirección del cliente, así como el nombre y la dirección de su empresa.
   • Indique claramente los productos o servicios adquiridos, así como la fecha de compra.
   • Indique el monto adeudado y la fecha de vencimiento del pago.

4. 
   

   
   Elija emitir facturas electrónicas o en papel. Puede enviar facturas en papel por correo, facturas electrónicas por correo electrónico o ambas. Los clientes deben indicar cómo les gustaría recibir las facturas. La facturación electrónica es más conveniente y menos costosa que la facturación en papel. Sin embargo, a algunos clientes no les gusta revelar información financiera en línea. Además, si un cliente cambia su dirección de correo electrónico, puede tener problemas para contactarlo.

5. 
   

   
   Intente adjuntar un sobre de respuesta a la factura. Los clientes podrán enviar su pago más fácilmente. Ingrese su dirección directamente en el sobre. Si lo desea, tome un sobre de la ventana, imprima su dirección en la factura y solicite al cliente que se asegure de que su dirección aparezca en la ventana. Si un cliente generalmente paga en línea o en persona, anótelo. Si un cliente no desea recibir un sobre de respuesta, ahorre ese gasto.
   • Para facilitar el proceso de pago, configure un sistema de depósito directo para deducir automáticamente los precios facturados de las cuentas por cobrar. En general, es fácil configurar dicho sistema a través de sus bancos.

Parte 3 Seguimiento de cuentas por cobrar

1. 
   

   
   Opte por un sistema de gestión de la deuda. Es posible que prefiera los sistemas de entrada de datos manuales sin conexión con Excel. Sin embargo, si su empresa está creciendo, puede automatizar su proceso de administración con un software de administración de deudas como QuickBooks. También puede usar herramientas de administración financiera basadas en la web, como Mint o FreshBooks.

2. 
   

   
   Use un sistema manual de informes de crédito. Tendrá la oportunidad de preparar una hoja de cálculo en Excel. Cree columnas para la fecha, el nombre del cliente, el monto adeudado, el número de factura y la fecha de pago. Ingrese la información en la tabla para enviar sus facturas y recibir pagos.
   • Deberá crear una plantilla de factura y utilizarla para emitir todas sus facturas.
   • Mantenga un archivo de cuentas por cobrar y una carpeta de facturas pagadas.
   • Las facturas impagas se guardan en el archivo de cuentas por cobrar.
   • Una vez pagadas las facturas, elimínelas directamente del archivo de cuentas por cobrar y colóquelas en la carpeta de facturas pagadas.

3. 
   

   
   Rastree cuentas por cobrar utilizando software. Si usa un software de contabilidad con una opción de cuentas por cobrar, puede usarlo para realizar un seguimiento fácil de las facturas y pagos vencidos. Puede editar directamente la información de clientes y ventas en el sistema. Esto le permitirá generar automáticamente facturas en papel y electrónicas. Si el sistema usa Internet, puede enviar facturas directamente a los clientes por correo electrónico. Tiene la opción de ejecutar un informe que le dirá qué facturas aún están pendientes, por lo que no tiene que mantener archivos en papel separados para las facturas pagadas y no pagadas.
   • Con un software de contabilidad, también puede clasificar las facturas en orden cronológico. Este proceso consiste en separar las facturas impagas por el número de días de retraso en el pago, lo que le permite aplicar una política de cobro que estipula ciertas medidas cuando los pagos se retrasan en 30, 60 o 90 días.

4. 
   

   
   Emitir estados de cuenta mensuales a los clientes. El estado de cuenta es diferente de la factura. Se emite una vez al mes y detalla todos los montos pendientes de pago en las facturas antiguas. El estado de cuenta también indica los pagos recibidos. Finalmente, este documento indica cualquier saldo arrastrado que permanezca sin pagar. En el caso de cuentas impagas, debe existir un sistema para identificar, rastrear y recuperar cuentas pendientes.

Parte 4 Aplicar métodos de contabilidad de cuentas por cobrar

1. 
   

   
   Use software de contabilidad para automatizar el proceso. El software de contabilidad no solo le permitirá generar facturas, sino que también configurará automáticamente sus estados financieros mensuales. La ventaja de esta automatización es que le ahorra mucho tiempo y facilita su trabajo, en lugar de tener que ingresar manualmente la misma información más de una vez. Otro beneficio de este sistema es que tiene menos errores cuando escribe diferentes cantidades o información sobre diferentes informes.

2. 
   

   
   Hacer una declaración de la venta de servicios a crédito. Primero, acredite a la cuenta de ventas el monto adeudado por el servicio. Luego, debite las cuentas por cobrar por la misma cantidad. Cuando el cliente paga, debita la cuenta corriente del monto pagado. Luego, acredite a la cuenta del cliente la misma cantidad.
   • Suponga que envía una factura de $ 5,000 a un cliente para la prestación de un servicio.
   • Pase una entrada de débito de € 5,000 en cuentas por cobrar. En el balance general, las cuentas por cobrar que aparecen en el activo aumentan.
   • Pase una escritura al crédito de 5,000 € en ventas. Incremento de ventas en los estados financieros.

3. 
   

   
   Haga una declaración de la venta de bienes a crédito. Primero, coloque entradas de diario en el diario para registrar la venta y las cuentas por cobrar relacionadas. Tal como lo hizo para el servicio, debe acreditar las ventas y las cuentas por cobrar comerciales. Luego considere reducir el stock vendido al cliente como costo y guárdelo.
   • Suponga que realizó una transacción comercial de $ 10,000 en la que vendió $ 7,000 en bienes al cliente.
   • Pase una entrada de crédito de € 10,000 en ventas y una entrada de débito de € 10,000 en cuentas por cobrar.
   • Luego, escriba un débito de € 7,000 al costo de los bienes vendidos. Esto es en forma de un gasto en los estados financieros. Luego escriba una entrada de crédito de $ 7,000 en la cuenta de inventario. La falta de inventario disminuye en € 7,000 en el balance general.

4. 
   

   
   Publique deudas incobrables. El mejor método para reconocer las deudas incobrables es estimar la cantidad de facturas impagas que se acumulan cada mes en las entradas del diario. Con esta técnica, es posible registrar los gastos por deudas incobrables en el mismo mes en que se emitieron las facturas.Es consistente con el principio de reconciliación, según el cual todos los gastos deben reconocerse en el mismo mes en que se generaron los ingresos.
   • Si no acumula deudas incobrables y simplemente espera dar cuenta de las deudas incobrables cuando un cliente no paga, esto viola el principio de reconciliación.
   • Por ejemplo, si estima que no se pagará una factura de € 40,000 dentro de un mes, proceda a registrar un gasto de € 40,000 en la cuenta de deudas incobrables. Esto aparece como un elemento de gasto en su estado financiero.
   • Además, coloque una entrada contable de un crédito del mismo monto en la cuenta de provisión para cuentas de cobro dudoso en el balance general.
   • Cuando identifica facturas que no se han pagado, solo necesita retirar dinero de cuentas incobrables y cuentas por cobrar.

5. 
   

   
   Publicar descuentos por pago anticipado. Si ofrece un descuento por un anticipo, el cliente pagará menos que el monto total en la factura. Luego, guarde el diferencial como una reducción de ganancias en la cuenta de descuento de ventas. Esto le permitirá verificar las discrepancias en el estado de resultados.
   • Suponga que envía una factura de $ 1,000 a un cliente y le da un 10% de descuento, o € 100, por pagar 10 días antes. Sin embargo, este cliente solo paga 900 €.
   • Pase una entrada de € 1,000 en cuentas por cobrar.
   • Débito de 900 € en ventas y 100 € en cuenta de ventas.

6. 
   

   
   Prepare un estado histórico de cuentas por cobrar comerciales. Dicho informe le dará detalles sobre todas las facturas pendientes. Está estructurado para mostrar la antigüedad de las facturas. Por ejemplo, puede haber columnas para las facturas actuales, aquellas con un pago atrasado de 0 a 15 días, de 16 a 30 días, de 31 a 45 días y más de 45 días. Puede usarlo para estimar deudas incobrables. También puede usar este informe para identificar facturas que requieren una acción de seguimiento.