Cómo prepararse para una reunión

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La preparación es muy importante para que una reunión sea un éxito. Las reuniones también son una parte importante de muchas carreras, ¡así que no es una pequeña empresa!

etapas

1. Pregúntese si es necesario o no. Si programa una reunión solo para transmitir información, no pierda el tiempo de otras personas. Envíales un memo.
2. Prepara una opinión. Debe incluir la fecha, hora, agenda y lugar de la reunión. Distribuya este aviso a los participantes con suficiente antelación.
3. Adjunte las notas de la reunión anterior, si hubo una. Esto les dará a los participantes la oportunidad de identificar puntos que no entienden o aquellos con quienes no están de acuerdo.
4. Pon los elementos básicos en su lugar. Arregle sillas y mesas antes del comienzo de la reunión. Obtenga papel y bolígrafos para todos. Ponga una jarra de agua en el medio de la mesa y vasos a lo largo de la mesa.
5. Anuncie la apertura de la sesión. Esto significa que la persona que preside la reunión está pidiendo silencio para que la reunión pueda comenzar. Determinar los objetivos trimestrales del equipo.La agenda del día es una lista de temas que abordará, en un tiempo predeterminado, para lograr este objetivo. Por ejemplo: 1) Revisión de la situación de los objetivos del trimestre anterior (15 minutos), 2) Tour de mesa para sugerencias de goles (20 minutos), 3) Selección de 5 objetivos (10 minutos).
6. Pase el libro de asistencia. También puede usar un trozo de papel al comienzo de la reunión y hacer que todos los presentes describan su nombre y signo. Estos nombres se incluirán en el informe.
7. Piensa en el informe. Pídale a la secretaria a cargo de las minutas que describa los puntos principales de la reunión y que los escriba más tarde.
8. Pregunte, al final de la reunión oficial, si alguien tiene alguna pregunta. Esto se conoce como problemas varios. Determine una fecha para la próxima reunión y complete formalmente esto.

asesoramiento

• Una agenda delinea una reunión y nos impide hablar demasiado sobre un tema en particular.
• Es común establecer un presidente en la Asamblea General Anual. El presidente dirige la reunión, asegura que se siga la agenda y que solo una persona hable a la vez.
• Si no se ha designado un presidente, pregunte si a alguien más le gustaría ocupar ese puesto en la reunión.
• El mismo principio se aplica a la secretaria responsable del informe.
• Es importante tener una cuenta precisa para evitar más desacuerdos.
• Estas instrucciones se refieren a una reunión formal.
• Incluso en el contexto de una reunión informal, primero envíe un aviso indicando que la hora y la fecha de la reunión es una buena idea. En el trabajo, pedir a los participantes que asistan a una reunión informal puede ser suficiente.

advertencias

• El presidente debe tener una fuerte personalidad para garantizar el buen funcionamiento de la reunión.